אינספור שלבים וביורוקרטיה: איך גיוס עובדים בתהליך ארוך פוגע בענף השיווק

שלומית, אשת שיווק בעלת ניסיון של שנתיים בתחום הסלולר, ביקשה להתקבל למשרת מנהלת מותג במחלקת השיווק של חברה בולטת בתחום הקמעונאות. לשמחתה, היא הוזמנה לראיון ראשון, באווירה נעימה, שנערך לפני כחצי שנה. שלומית התרשמה שהחברה החדשה מעוניינת בה. עובדה: היא הוזמנה לראיון נוסף וצלחה אותו, ונאמר לה שהיא עתידה לעבור גם מרכז הערכה ומבחן פנימי.

שלומית הנרגשת עצרה את שאר חיפושי העבודה, והחזיקה אצבעות שתתקבל במהרה למשרה הנחשקת. היא לא ידעה, שלחברה יש תוכנית אחרות לגביה: מסלול מיון של חודשים, שרק בסופם תדע, אולי, אם התקבלה. באמצע הדרך, שלומית נשברה. חברה הציעה לה להצטרף למחלקת שיווק בחברה קטנה יותר, והיא השתלבה שם באופן כמעט מיידי, לאחר הליך גיוס קצר וממוקד.

כמות מידע עצומה

תהליכי המיון הארוכים בענף השיווק, הם תופעה שמכה שורש בגיוס כוח אדם, במהלך השנתיים האחרונות. התהליכים מבוססים על שלבים רבים ועל איסוף נתונים בלתי פוסק אודות המועמד הפוטנציאלי. אולם מה שנועד במקור לשפר את המקצועיות והשיטתיות של תהליכי המיון, לאפשר הרכבה של פרופיל עשיר יותר של המועמד וגם השוואה בין מועמדים, הפך לחרב פיפיות. המגייסים פשוט לא מצליחים לקבל החלטה. הביורוקרטיה של התהליך - תיאומים, זימונים, טפסים, הצטרפות של מועמדים חדשים באמצע התהליך, קריטריוני סף שמשתנים בהתאם לזהות המראיין, יחד עם כמות המידע העצומה שמתקבלת - מכריעה אותם.

וכיצד הם מנסים להתגבר על חוסר הוודאות? באמצעות הוספת עוד שלב מיון, שיצליח ליתן תוקף מכריע לשלבים הקודמים. אלא שכך מתקבל תהליך המורכב משלבים מודולריים, שלא תמיד מסונכרנים זה עם זה. קשה להסיק משלב מסוים לגבי השלב הבא, והראיונות והמבחנים אינם מתבצעים בהכרח בסדר הנכון. בסוף, כולם מותשים: גם המועמדים וגם המגייסים, בעוד שלא רק שהשלב הנוסף לא שיפר במאום את ההיכרות עם המועמד, אלא שלא אחת אף הוביל לנטישתו את התהליך.

המועמדים הטובים נושרים באמצע

התהליך הארוך שמתקבל אינו מקצועי דיו ואינו ממוסד. במקום יצירת רצף תהליכים ממוקד שמאפשר להגיע במהרה לתשובה טובה, הוא גורם לחברה לאבד מועמדים טובים שנושרים באמצע. הם כבר מאבדים את החשק לעבוד בחברה שאינה מסוגלת להחליט, וגורמת להם לחוש תסכול וזלזול בזמנם. כמובן שגם הגורם הכלכלי משחק תפקיד, וכמו שלומית, הם פשוט ממהרים למצוא עבודה אחרת.

גם צוות משאבי האנוש בלחץ ומנסה למצוא למנהלי החברה את העובדים הטובים ביותר. אולם כדי לעמוד בדרישות, הם כה מקשיחים את התנאים עד שמגיעים למצב קבוע של חוסר שביעות רצון של המועמדים שמוביל לבסוף אף לאי נחת של המערך המגייס עצמו. שהרי, לאחר שהשקעת משאבים כה רבים במועמד הנבחר ובתהליך הגיוס, החבות שמוטלת עליך כמגייס היא להוכיח שהמאמץ השתלם. זאת ועוד, לאחר שהתקבל אותו מועמד שצלח את כל השלבים - רמת הציפיות ממנו היא אדירה והעול על כתפיו עצום. המתח של המועמד מקרין, אפוא, גם על המגייס.

כל טעות עלולה לעלות בכסף רב

הקושי להחליט נובע מסיבות שהגיון בצדן. החברות יודעות שהקנס על בחירה שגויה, גבוה. הן מבקשות להבטיח את קבלת העובד הנכון, עם הניסיון ומבנה האישיות המתאים לתרבות הארגונית, כך שישתלב במהירות וביעילות. כל טעות עלולה לעלות בכסף רב, הן בהכשרה, והן באבדן של פונקציה חשובה בארגון. חברות רבות מגיעות לתהליכים הארוכים לאחר שחוו טראומות של גיוס כושל של עובדים שעזבו אחרי תקופה קצרה במיוחד, והן מבקשות, באמצעות תהליכי המיון הארוכים והמדוקדקים, להקטין את הסיכון.

זאת ועוד, באופן אינסטנקטיבי ניתן לקשור בין תהליכי הגיוס לתהליך החיובי שהחברות מבקשות להבנות, תוך הקדשת זמן, מחשבה ומשאבים בשל החשיבות גבוהה שהן מייחסות לקליטה ושילוב של עובדים.

ולמרות זאת, הפתרון לחוויה הבלתי נעימה שנוצרת בתהליך, אינו להוסיף שלבים נוספים שהופכים את התהליך לחסר ערך. כפי ששלומית בוודאי יכולה לספר, היא הצליחה להשתלב בחברה החדשה בקלות ולשביעות רצון כל הצדדים, בלי לעבור 5 או 6 שלבי מיון. סביר אף שהחברה המגייסת תעיד כי תהליך המיון שלה תבע מהארגון משאבים רבים של זמן וכסף שבסופו של דבר היו לשווא.

אז מה כן? מיפוי וזיהוי ראשוני נכון של הפרמטרים החשובים לחברה עבור הפוזיציה, הגדרת התכונות החיוניות למועמד האידיאלי, ומיון הבודק את הקריטריונים החשובים ביותר שהוגדרו מבעוד מועד במהלך התהליך - יבטיחו קיצור ושיפור תהליכים לצד העלאת הגיוסים המוצלחים.

הכותבת היא מנהלת השיווק ב קודקס שיווק