החשיבות של ניהול פרויקטים ב"פרויקט בסיכון"
מנהל פרויקטים הוא הגורם היחיד שמעורב בכל שלבי הפרויקט ולכן יש לו חשיבות גדולה בטיפול בפרויקטים בסיכון. מה עלול לסכן כל פרויקט גדול, כיצד זה בא לידי ביטוי ואיך נמנעים מטעויות נפוצות? הנה כל התשובות
פרויקט הוא מטבעו תהליך מורכב שדורש שיתוף פעולה בין גורמים, מחלקות ובעלי עניין. למיזמים כאלה יש מרכיב גבוה של אי-ודאות או סיכון כלכלי, מה שמחייב הקצאת מנהל ייעודי. המטרות של ניהול פרויקטים הן לעמוד בלוח הזמנים, ביעדים ובאיכות ולמנוע חריגה מהתקציב. כל זה צריך להתבצע לשביעות הרצון של הלקוח ובחמישה שלבים מרכזיים: יזום, תכנון, ביצוע, בקרה וסגירה.
מאפייני הפרויקט משתנים בצורה דרמטית כאשר מתעוררים גורמי סיכון. גורמים אלו הופכים את הפרויקט ל"פרויקט בסיכון", ומשפיעים גם על אופן הניהול שלו. עם זאת, הכרה בחשיבות של ניהול "פרויקט בסיכון" וביצוע התאמות נדרשות יכולים למנוע את רוב הטעויות הנפוצות.
מה מסכן את הפרויקט? הדבר הנכון לעשות על מנת לנהל פרויקט בסיכון הוא קודם כל להבין מה מסכן אותו. באופן עקרוני, סיכון מוגדר ככל אירוע עתידי, לא ודאי, ספונטני וספציפי שאם יתרחש עלול להביא לפגיעה ביעדי הפרויקט. בנוסף, סיכון הוא אירוע סיבתי שגורם לתוצאה השלילית, ולא התוצאה עצמה.
ההגדרה לעיל מסבירה איך מזהים סיכון וכיצד מטפלים בו במסגרת הניהול של הפרויקט. ברוב המקרים ניתן לבצע זיהוי סיכונים בשיטה של "סיעור מוחות", והתפקיד של מנהל הפרויקטים הוא לבחון רעיונות מהגורמים הרלוונטיים שמעורבים בתהליך. לאחר שיוצרים רשימה של סיכונים ורשימה של בעיות, קל יותר לקבוע תכנית עבודה ולהתגבר על הקשיים הצפויים.
שנית, מנהל פרויקטים הוא הגורם היחיד שמעורב כל השלבים של הפרויקט. מלבד הפונקציה שלו כמתווך בין הלקוח לבין החברה שמבצעת את הפרויקט, הוא אמור לקבל פידבק מכל המשתתפים ולהיות הראשון שמזהה חשש לסיכון. כמו כן, עליו להבחין בין חוסר ידיעה לבין חוסר ודאות: פער ידע איננו סיכון ועל מנהל הפרויקט לבחור את הדרך המתאימה להתמודדות, בלי להלחיץ את המערכת או להגדיר את המטלה כסיכון בפני עצמו.
סיכון הוא לא גזירה משמיים ניתוח סיכונים מאפשר להעריך את סבירותו אך יש פרויקטים שיוצאים לדרך מתוך נקודת הנחה שבהכרח יתקיימו אירועים מזיקים שיגרמו לתוצאה שלילית מסוימת. הפתרון הוא לזכור שסיכון הוא לא גזירה משמיים, ולהשתמש בכל הכלים שעל הפרק על מנת לנהל את הפרויקט בצורה נכונה.
הקצאה נכונה של מנהל פרויקטים היא תנאי להתמודדות עם המאפיינים של פרויקט בסיכון. אם כבר מגיעים למסקנה שקיים סיכון כזה, לא תהיה ברירה אלא למצוא את המנהל שיוכל להתמודד איתו. מעבר לכך, אפשר לבצע התאמות ושינויים תוך כדי הפרויקט ולקבל משוב מהמנהל בזמן אמת. כך הופכים את הסיכון לאתגר ואת האיום להזדמנות.
