כיצד תכנית המשכיות עסקית תסייע לעסק שלך לצלוח את המשבר הבא

"לדאוג לתפקוד העסק בשעת חירום זו מלאכה הכרחית לא פחות מלדאוג לתפקודו בזמן שגרה" מפרט אלון רוזן, מייסד חברת אלמנטס המתמחה בייעוץ וליווי תכנית המשכיות עסקית לארגונים וחברות. "ארגונים רבים, שמתנהלים למופת בשגרה, עלולים לקרוס לחלוטין לאחר אירוע משברי, וכ-40% מהם לא יצליחו להשתקם ממנו".

אלון רוזן, מנכ"ל חברת אלמנטס. קרדיט: שאול לנדנר

מצבי חירום לאומיים (המוכרים לצערנו היטב במציאות הישראלית), אסונות טבע ומגיפות הם בדרך כלל הראשונים לעלות בדעתנו בהקשר של היערכות לשעת חירום, אולם אלון רוזן מציין שבפועל רוב העסקים נפגעים דווקא מאירועים הרבה יותר שגרתיים כגון: הצפות, שריפות ובראש ובראשונה - התקפות סייבר.
תכנית המשכיות עסקית מאפשרת להיערך מראש לאסון הבא (גם כשאנו לא יודעים מראש איזו צורה הוא ילבש) ולצמצם את רמת הסיכון לעסק.

התכנית כוללת, בין היתר, התייחסות לנושאים המרכזיים הבאים:
- מניעת הנזק -  קטגוריה זו מכילה את  כל ההצעות והפתרונות האפשריים למניעת האסון מראש, כגון מיגון המבנה, הגנה מפני תקיפות סייבר וכן הלאה. 

- גידור הנזק - גידור הוא למעשה הפרדה וחלוקה על מנת לאפשר את המשך תפקודו של העסק: למשל, שימוש בשתי חוות שרתים מקבילות למקרה שאחת מהן תיפרץ, או חלוקה לקפסולות בתקופת הקורונה על מנת שהפונקציות המרכזיות בעסק ישמרו ולפחות חלק מהעובדים יוכלו להמשיך להגיע לעסק גם במידה ומישהו חלה והכניס את כל מי שהיה לידו לבידוד.

- צמצום הנזק - מזעור הנזקים האפשריים העלולים להיגרם בשעת חירום. לדוגמא: מערכות לזיהוי עשן ולכיבוי אש הנדלקות בעת שריפה, מיגון אלמנטים קריטיים היוצרים לארגון גיבוי או יתירות, גיבוי נתונים למקרה של פגיעה בתשתית הטכנולוגית של הארגון, ועוד. 

- ניהול המשבר - הנהלים לפיהם ינוהל המשבר, החל מהאצלת סמכויות ועד להתקשרות עם גורמים חיצוניים שנועדו לסייע בזמן אמת.

- התאוששות - דרכי הפעולה על מנת לחזור לשגרה באופן המהיר והיעיל ביותר, כולל קביעת סדרי עדיפויות מראש - את מה חשוב יותר לתקן קודם כדי להשמיש את הנכסים האסטרטגיים ביותר של החברה במהירות האפשרית."כשזה מגיע לתוכנית המשכיות עסקית גמישות היא שם המשחק" מוסיף אלון רוזן, "מאחר ואנחנו לא יכולים לדעת בוודאות מה יהיה המשבר הבא, המטרה היא להרחיב ולהגמיש את התכנית כך שתכסה מגוון תרחישי קצה כמה שיותר רחב, כולל כאלו שאנו לא מכירים עדיין.

בסופו של יום יש חפיפה מבחינת ההשפעה על העסק ודרכי ההתמודדות בין סוגי אירועים שונים. כך למשל, כאשר העובדים לא יכולים להגיע למשרד, ההתמודדות דומה מאוד בין אם נעדרים כתוצאה מסגר, מבצע בטחוני, הצפה במשרד, או כל סיבה אחרת.
כאשר יש לארגון תכנית המשכיות עסקית שבנויה נכון ובאופן גמיש, ההתמודדות עם אירועי משבר נראית אחרת לגמרי וסיכויי הישרדות העסק עולים משמעותית".