כל מה שרציתם לדעת על אחסון מסמכים בארכיב

סדר וארגון – מרכיב מפתח בשירותי ארכיב
אם ביקרתם פעם בארכיב, אתם לבטח יודעים שמדובר בדרך כלל במבני ענק בעלי ממדים עצומים, המלאים בספריות על גבי ספריות ועל כל ספריה אין ספור מסמכים, תיקיות, קלסרים וארגזים. עבור הארכיב עצמו כל נייר הוא עוד נייר, אבל עבור האדם שהנייר הזה שייך לו, זה כל מה שמעניין אותו בארכיב. בהתאם לכך, ארכיב חייב להתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת, לקטלג את המסמכים בצורה מסודרת ולנהל רישום מדויק ועדכני של המיקום של כל מסמך ומסמך המאוחסן בארכיב וזאת, בכדי לאפשר איתור ושליפה מהירה וקלה של המסמך בשעת הצורך ועל פי בקשת הלקוח.

הגנה על המסמכים
מרכיב מפתח נוספת בהתנהלות ארכיב הוא ההגנה על המסמכים. הגנה זו באה לידי ביטוי בשמירה על רמת לחות מתאימה ויבשה יחסית על מנת למנוע פגיעה במסמכים על ידי הלחות באוויר, מערכות גילוי וכיבוי אש אוטומטיות המבוססות על כיבוי אבקתי, מערכות לגילוי הצפות וניקוז חירום מהיר וכמובן מערך שמירה ואבטחה, שיבטיח שהמסמכים בארכיב מוגנים בכל עת, גם בשעות הקטנות של הלילה שאין אף אדם במקום, מלבד צוות שמירה ואבטחה.

שירותי אחסון מסמכים
זה נשמע לכם אולי טריוויאלי, אבל לא כל ארכיב מספק שירותי אחסון לציבור הרחב. למעשה, מרבית הארכיונים הם ארכיונים המנוהלים על ידי רשויות המדינה ומיועדים לשרת אך ורק את הרשויות הללו. ארכיונים אחרים מספקים אמנם שירותים גם לגורמים פרטיים, אך לרוב לחברות וארגונים העובדים עמם על בסיס קבוע ולאורך זמן. שירותי אחסון מסמכים לקהל הרחב, הם נדירים יותר ומוצעים על ידי ארכיונים ספורים בלבד. אז אולי זה טריוויאלי שארכיב יספק שירותי אחסון מסמכים, השאלה היא למי הוא מספק אותם והאם גם אתם יכולים ליהנות מהם.

עלות השירות
לכאורה מדובר על קובץ מסמכים שמונח על מדף ולא דורש שום טיפול או עמל מצד הארכיב ולכן השירות אמור להיות כמעט חינמי לחלוטין. אלא שכפי שהסברנו קודם לכן, ניהול ארכיב דורש מערכות מידע מתקדמות לניהול המסמכים בארכיב כמו גם מערכות הגנה יקרות להגנה על המסמכים. בנוסף לכך, ישנן עלויות אחזקת מבנה, כוח אדם וכן הלאה ויש גם את מרכיב הרווח למפעילי הארכיב. אז העלות של אחסון מסמכים בארכיב היא לא גבוהה ומשולמת בדרך כלל במסגרת מנוי תקופתי, אבל בכל אופן, עליכם להיות מוכנים לכך שזה עולה כסף לשמור ולהגן על המסמכים שלכם בידיים מקצועיות.