תוכנית עסקית להתייעלות ושיפור הרווחיות

מאת :ירון לוי

עסקים וחברות מכל מגזרי המשק מתנהלים לאור תוכנית עסקית שמהווה בסיס להתנהלות נכונה, מקצועית, רווחית ועקבית לאורך זמן. התוכנית מתאימה לעסקים המצויים בשלבים ובמצבים פיננסיים שונים, החל בעסק שנמצא בתקופה טובה ורוצה לנצל את המומנטום, דרך עסקים שעוברים תקופות דשדוש והאטה, ועד לעסקים שבהם יש תחושה שהפוטנציאל העסקי-כלכלי אינו מגיע לכדי מיצוי מלא. במקרים כאלו, תוכנית עסקית בהחלט יכולה להתוות את הצעדים הנדרשים להתייעלות ושיפור הרווחיות.

בקצרה על תוכנית עסקית
על קצה המזלג, תוכנית עסקית נותנת תחזית מפורטת של ההוצאות וההכנסות בעסק מדי חודש למשך השנה או השנתיים הקרובות. בתוך כך היא מתייחסת אל מכלול ההיבטים והפעילות בעסק, למשל לעלויות פיתוח וייצור, משכורות, הוצאות אחסון, עלויות הובלה ואספקה, תקורות כגון חשמל, שכירות, שירותים חיצוניים וכן הלאה. התוכנית מתייחסת לעוד מגוון רחב של נושאים כגון תמחור מוצרים ושירותים, סימני מסחר ופטנטים, מתחרים על נקודות הכוח והתורפה שלהם, מידת הביקוש או הרוויה בשוק, חנויות או סניפים
העתידים לקום, מבנה ההנהלה, שכירים ופרינלסרים, מקורות מימון עצמיים וחיצוניים, ועוד הרשימה ארוכה.

בעולם כתיקונו כל עסק היה עובד עם תוכנית עסקית מסודרת, אולם במשק הישראלי רבים נמנעים מלעשות זאת והדבר ניכר מאוד בהתנהלות והפעילות. למעשה, התוצאה היא שאין אסטרטגיה ברורה שמאפשרת התנהלות שקטה, עקבית ומסודרת, מה שמוביל להרגל של כיבוי שריפות וסתימת חורים, עם אותן בעיות וטעויות שחוזרות על עצמן, בלי פתרונות הולמים וללא תמונה רחבה ונכונה על הנעשה בעסק. ברור, אם כן, שכל עסק חפץ חיים ובוודאי כל מי שמעוניין לבסס רווחיות טובה לאורך תקופה ממושכת, צריך לעבוד עם תוכנית עסקית. כל בעל עסק המעוניין שתהיה לו מפה, לדעת היכן הוא עומד, להיכן הוא מכוון וכיצד להגיע אל היעד – צריך תוכנית עסקית. לפיכך, היא חשובה לעסקים בכל שלב ובכל תקופה ומצב פיננסי, וכמובן גם לעסקים החפצים להתייעל ולשפר רווחיות.

כיצד תוכנית עסקית יכולה להביא להתייעלות ושיפור הרווחיות
כאמור, התייעלות אינה המרכיב היחיד של תוכנית עסקית, המשתנה בין עסקית ובהתאם למטרות, אך במקרים רבים היא נושא ההתייעלות אכן יהיה מרכזי בתוכנית העסקית. זאת מהסיבה הפשוטה שכמעט בכל עסק יש נקודות של "בזבוז" בלתי מוצדקות מבחינת כסף וזמן, וממילא בסופו של יום המטרה היא להביא לרווחיות טובה יותר בראייה כוללת. יתרה מכך, ישנם עסקים שבהם ההתייעלות היא ממש צורך בוער עקב התנהלות לא מסודרת שמביאה להפסדים ניכרים. לפיכך, במקרים רבים תכלול התוכנית העסקית צעדים להתייעלות ושיפור הרווחיות, אשר יכולים כמובן להשתנות מעסק לעסק, אך בכל זאת יש כמה מהם הנוטים לחזור בתדירות גבוהה וחוצת מגזרים. הנה מספר דוגמאות.

תמחור מקצועי
ראשית, התוכנית העסקית עשויה להנחות להעלאת מחירים המביאה לשיפור משמעותי בתזרים המזומנים. הנתונים מראים שבמרבית העסקים בארץ קיים תמחור נמוך מדי של מוצרים מסיבות שונות, אך הבעלים חוששים מהעלאה עקב דאגה לאובדן לקוחות. יחד עם זאת, לאור סקירה של המצב בעסק, אפיון הלקוחות והגורמים שמובילים אותם להעדפתו, וכן סוגיות של מיתוג ואחרות – ייתכן מאוד שהתוכנית העסקית תנחה להעלאה הדרגתית של עד כ- 5% במחירי המוצרים והשירותים. מדובר בסכומים לא מבוטלים העשויים להגיע לעשרות אלפי שקלים בשנה, ומאידך בהעלאה שתתקבל בהבנה אצל הלקוחות.

יחד עם זאת, הבעיה היותר מרכזית שבה מטפלת תוכנית עסקית היא בתמחור שגוי. למרות שמדובר במנגנון העיקרי להפקת רווחים, בעסקים רבים לא מושקעת בו מחשבה מספקת ולא בוצעה עבודה רצינית ומקצועית – מה שמוביל לרווחיות נמוכה ואף להפסדים. תמחור מקצועי שמבוצע בעזרת יועץ עסקי מיומן אינו מתחיל ונגמר בהשוואה למתחרים (כפי שנעשה בעסקים רבים), אלא מתייחס לשורה ארוכה של פרמטרים: מכלול ההוצאות בעסק, היבטים המייחדים את העסק ומוצריו כמו חוויית הקנייה, איכות המוצרים וכדומה, נושא המוניטין והמיתוג (עממי, יוקרתי...), שאיפות הרווח של בעל העסק עצמו, וכאמור גם מחירי המתחרים ושולי הרווח המקובלים בענף.

סוגיית המשכורות בעסק
לצד הגדלת הרווחיות באמצעות תמחור נכון ומקצועי, התוכנית העסקית עשויה להנחות למספר צעדי התייעלות. לדוגמא, ייתכן שבעסק ישנם עובדים במשרה מלאה שתפקידם ותרומתם כבר לא מצדיקים את המשכורות והשעות. במקרה כזה, התוכנית העסקית עשויה להורות על צמצומים כמו העברה של עובד משרה מלאה לחצי משרה, איחוד תפקידים או בלית ברירה פיטורים. בנוסף, התוכנית עשויה להנחות להעברת חלק מהשירותים והפעילויות למיקור חוץ, תחום שהתפתח מאוד בשנים האחרונות ורבים מהעסקים נסמכים עליו. באמצעות מיקור חוץ ניתן לקבל שירות מבעלי מקצוע מנוסים ומיומנים, אותם ניתן להעסיק לפי פרויקטים ותקופות, ובלא ההוצאה על תנאים סוציאליים.

הקטנה של החזרי הלוואות
התוכנית העסקית עשויה להצביע על התייעלות נדרשת בכל הקשור למקורות המימון, ומעבר לשימוש מושכל ונכון בהם. לדוגמא, ייתכן שלעסק יש הלוואות שניטלו בתנאים לא אופטימאליים, או שלא נלקחו לצרכי התרבות וצמיחה. התוכנית העסקית עשויה לכוון למחזור או סגירה של הלוואות שאינן טובות מספיק, מה שיקטין את ההוצאות ויגדיל את הרווחיות. ייתכן שהצעד המתבקש יהיה פנייה אל הסניף לצורך שיפור התנאים, פנייה אל בנקים נוספים וניהול מו"מ תוך ניצול התחרות, או אולי דווקא פנייה אל הקרן להלוואות בערבות מדינה. ובכל מקרה, צעדי ההתייעלות של התוכנית העסקית במרכיבים השונים יובילו לצפי הוצאות חדש, ומכאן ייתכן מאוד שהיקף ההלוואות להן נזקק העסק יפחת משמעותית.

צעדים נוספים להתייעלות ושיפור הרווחיות
מלבד האמור לעיל, תוכנית עסקית עשויה להנחות לצעדים נוספים במטרה להתייעל ולשפר רווחיות בעסק, למשל:
- שיווק ומכירות – התוכנית העסקית עשויה לסייע בבניית מנגנון שיווק ומכירות המגדיל באופן תדיר את העסק, וזאת באמצעות כלי מגוונים כגון שיתופי פעולה עסקיים, מוקדי מכירות טלפוניים במיקור חוץ, הפלטפורמות השונות של המדיה הדיגיטלית וכדומה. חלק מהצעדים כרוכים בעלויות זניחות ואחרים בהוצאות משמעותיות יותר, כך שהתוכנית העסקית תבנה צעדים חכמים לאור תקציב שיווקי ברור והערכה מדויקת של יעדי המכירות.

- הפחתה של עלויות ייצור ואספקה – עסקים רבים התרגלו להסתמך על אותם הספקים ועל היחסים הטובים איתם, אך לעיתים ניתן לקבל מחיר טוב יותר מייבוא או מספק מקומי. לכן התוכנית העסקית עשויה לכוון למו"מ מול הספקים הקיימים ו/או לפניה אל ספקים חדשים ובעיקר מתחילים שייטו להציע מחירים נוחים ומפתים יותר.

- שיפור הגבייה – זהו תחום שרבים מבעלי העסקים נוטים להימנע מלעסוק בו, אך תשלומים שלא נכנסים מובילים לבלגן פיננסי, לבעיה בתזרים ומן הסתם גם לפגיעה ברווחיות. לפיכך, התוכנית העסקית עשויה להגדיר מנגנון גבייה מסודר, לקבוע את האדם האחראי לכך בעסק, ולקבוע יעדים לגבייה אפקטיבית.

- התייעלות ניהולית – בעסקים רבים הניהול השוטף מאופיין בהיעדר יעילות החל מבעל העסק ועד לאחרון העובדים, מה שמתבטא בבזבוז זמן, בתפוקה נמוכה, במורל ירוד וכן הלאה. כמובן להתנהלות כזו יש השלכות המגיעות לכדי פגיעה ברווחיות. לכן התוכנית העסקית עשויה להביא הגדרות ברורות יותר של תפקידי בעל העסק והעובדים המרכזיים, ולהנחות לפעולות המגבירות את שיתוף הפעולה, המוטיבציה ושביעות הרצון של העובדים.