כך נייעל את ההוצאות השוטפות של העסק

לבחור בתכנון נכון

אם במקרה עדיין לא שכרת חלל שישמש עבורך משרד, יש כמה דברים שמומלץ להיות ערניים לגביהם כאשר ניגשים לבחור את המשרד המתאים.
- בידוד ואוורור הולמים אשר ימנעו תלות בקירור או חימום אינטנסיבי
- שטח מתאים לצרכי העסק – האם באמת נדרש חדר המתנה או אזור קבלה גדול?
- סביבת המשרד – האם קיימים שירותים משרדיים מסביב שיקלו עליך כמו שירותי דפוס.

ככל שנשכיל לבחור את המשרד הנכון עבורנו, נוכל להיות בטוחים שלפחות בהיבט הזה אנו מכוסים. שירותים עסקיים כמו בתי דפוס, חללי עבודה נוספים או ספקים יכולים להיות חבל הצלה בהמשך הדרך ולחסוך לנו את המקום הדרוש להצבת מדפסות יקרות או בשכירת שטחי עבודה נוספים.

הפרידו בין המשרד לאחסון

משרדים רבים שוכרים שטחים המיועדים לעבודה שוטפת ובנוסף – חללי אחסון צמודים. בחללים אלו מאחסנים בדרך כלל חומרי שיווק עונתיים, ציוד משרדי, ריהוט משלים ומסמכים. מדובר בפתרון נוח ונגיש לכל הדעות. אולם, יחד עם זאת, אין צורך בגישה יומיומית למחסן שכזה ובטח שאין צורך להקציב לכך נתח בתקציב השוטף: חשמל, ארנונה ומיזוג. כדי לחתוך את ההוצאות השוטפות, מומלץ לערוך הפרדה בין המשרד לשטחי האחסון שאין לנו צורך בגישה תדירה אליהם. השכרת מחסן לטווח ארוך במיקום סמוך יכולה להיות הפתרון המושלם לכך. עלויות אחסנה נמוכות בהרבה משטח משרד בלב העיר. מומלץ לשקול את העלויות הללו אחת מול השנייה ולהבין מה עדיף יותר.

ביצוע רכישות מרוכזות

רכישות עבור המשרד כמו ציוד משרדי, ריהוט, מתנות לעובדים וכדומה, חשוב לעשות באופן מרוכז. גם בשל אופן הדיווח הפשוט יותר עבור הוצאה מוכרת וגם בשל עלויות נמוכות יותר עבור רכישה בסיטונאות. אם במקרה המשרד שלך ממוקם בבניין משרדים, ניתן להציע רכישה משותפת עם משרדים נוספים ולחסוך אף יותר.

הוצאות תפעול והחזקת רכבים

עסקים רבים מחזיקים בצי רכב של החברה – בין אם מדובר בשניים או עשרים רכבים. אם נניח בצד את עלויות ההחזקה, הביטוח והתפעול, נגלה שנשארנו עם תחושת מועקה כי מדובר בתחום שצורך משאבים כלכליים וקשב רב. מיקור חוץ של צי הרכב בצורה של ליסינג תפעולי יכולה לחסוך הרבה מאוד כאב ראש, זמן וכסף. כשהאחריות על התחזוקה, הרישיונות והשדרוגים הנדרשים מעת לעת עוברים לחברות הליסינג – אנו פנויים לנהל את העסק בראש שקט יותר. בתשלום חודשי קבוע כל הוצאות הרכב מאוגדות תחת קורת גג אחת, מבלי שנצטרך לבקר במוסכים ובעיקר ללא הצורך לנהל מכירה ורכישה כל כמה שנים.

עבודה מהבית

בשנה האחרונה נחשפנו ליתרונות רבים שבאימוץ המודל ההיברידי לעבודה בין הבית למשרד. חלוקת שבוע העבודה בצורה כזו יכולה מצד אחד לחסוך בעלויות השוטפות של המשרד ומצד שני, להעניק לעובדים אוטונומיה ומרחב לנהל גם את חיי המשפחה שלהם במקביל.

ניהול מלאי והוצאות דיגיטלי

מסלול ההתייעלות של העסק שלך עובר כיום דרך העולם הדיגיטלי. בעזרת כלים כמו אפליקציות ותוכנות ניהול שונות עבור ניהול הוצאות, מלאי, משכורות ונוכחות – המידע כולו נמצא בכף היד שלך. חיסכון בכוח אדם ושטחי אחסון עבור מסמכי מעקב, הם רק חלק מהיתרונות הללו. זמינות המידע והאפשרות לנהל מעקב שוטף אחר ההוצאות בכל שעה ומכל מקום בעולם יאפשרו לזהות חריגות או נקודות חולשה בניהול התקציב בזמן אמת. כך נוכל לגשת לפתרון באופן מידי.