מהו שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ ומהם היתרונות והחסרונות
הנהלת חשבונות היא חלק מהותי בכל עסק וחברה. בין אם העסק קטן, של אדם אחד ובין אם מדובר בחברה גדולה עם עשרות עובדים, ישנן פעולות חשבונאיות שחובה לבצע אותן. מעבר לכך שישנן התחייבויות לרשויות המיסים, העסק עצמו צריך לקבל מידע שוטף על המתרחש בו והוא יכול לקבל אותו מהנהלת החשבונות.
בשיתוף OPAL - משרד רואה חשבון
שירותי הנהחש
הנהלת חשבונות במיקור חוץ מאפשרת לכל עסק ליהנות משירותים מקצועיים בלי להעסיק עובד במשרה מלאה. לרוב השירותים יינתנו על ידי משרד רואה חשבון כך שיהיה פיקוח עליון אם הדבר נדרש וכן אפשרות לקבל מענה לשאלות רבות הנוגעות לפן הכלכלי-פיננסי של העסק או החברה.
לצורך כתבה נפגשנו עם נציג בכיר מטעם OPAL – שירותי הנהלת חשבונות ושכר , על מנת להבין מה נכלל בשירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ ומהם היתרונות והחסרונות.
מה כוללים שירותי הנהלת חשבונות
שירותי הנהלת חשבונות חולשים על תחומים נרחבים וכמעט כל עסק זקוק לפחות לחלק מהם, באופן שוטף או מדי פעם ואלו כוללים:
- כל הכותרות
ניהול ספרים באופן שוטף
כל מה שנוגע לניהול הספרים יכול להתבצע באמצעים שונים כשהעסק יכול לפנות להנהלת חשבונות חיצונית שתבצע עבורו את הניהול או שתבצע פיקוח על ניהול שנעשה בתוך העסק.
רישום כספים
הנהלת החשבונות יכולה לקחת את כל החומר שיש לעסק ושנוגע לחשבונות ולנהל אותו באופן מסודר. מדובר בין היתר ברישום ההכנסות, ההוצאות, ההלוואות וכל מידע אחר שנוגע לכספים.
הפקת משכורות לעובדים
עסק או חברה אשר מעסיקים עובדים צריכים להפיק משכורות בהתאם לחוק ובכלל זה לבחון כי כל זכויות העובדים נשמרו וכובדו.
מילוי טפסים לרשויות המס
ככל שלעסק יש יותר הוצאות והכנסות כך מילוי הטפסים לרשויות אורך זמן רב יותר ודורש יותר תשומת לב לפרטים הקטנים. שירותי הנהלת חשבונות יכולים לכלול את כל ההתנהלות מול הרשויות.
הפקת דו"חות בהתאם לצורך
מעבר לטפסים ולדו"חות שיש להעביר לרשויות המיסים, עסקים רבים זקוקים לדו"חות שונים כמו רווח והפסד, צפי הכנסות מול חובות עתידיים ועוד והנהלת החשבונות יכולה להפיק אותם.
היתרונות של הנהלת חשבונות במיקור חוץ
בכל מה שנוגע לניהול החשבונות, העסק יכול לבחור להתנהל בשלוש דרכים: העסק יכול לבצע את כל העבודה באופן עצמאי, הוא יכול להעסיק עובד במשרה מלאה אשר יבצע את כל הנדרש והוא יכול לפנות לשירות במיקור חוץ. רוב העסקים פונים למיקור אשר מביא מספר יתרונות:
מומחיות
עסקים רבים זקוקים למומחיות של מנהלי חשבונות אך לא צריכים, יכולים או רוצים להעסיק בעל מקצוע באופן קבוע. לכל עסק וחברה דרישות שונות ומיקור חוץ מאפשר למצוא מענה לכל דרישה בדיוק על פי הצורך ובזמן המתאים. המומחיות לא צריכה להיות יקרה ולא חייבת לשבת במשרדי העסק.
עלויות נמוכות
עלות הנהלת חשבונות במיקור חוץ נחשבת לנמוכה באופן יחסי. העסק יכול לשלם רק עבור השירות הנדרש לו כך שמצד אחד הוא חוסך בזמן שהוא עצמו משקיע בביצוע הפעולות השונות ומצד שני הוא לא חייב להעסיק עובד בעלות מעביד גבוהה.
התייעלות
בשנים האחרונות אפשר לראות כי עסקים פונים ליותר ויותר נותני שירות במיקור חוץ ובתוך כך נכנסת גם הנהלת החשבונות. מדובר בשיטת עבודה יעילה אשר מאפשרת לעסק לקבל את השירות הנדרש לו ולשלם רק עבור. השיחות בדרך כלל ענייניות (גם אם נעימות) והעסק יכול לקבל מענה מהיר לפי דרישה.
פיקוח
במשרד הנהלת חשבונות הכולל רואה חשבון אפשר ליהנות מכל העולמות ומפיקוח של הפעולות השונות. הנהלת החשבונות יכולה לבצע פעולות רבות ורואה החשבון יכול לראות את התמונה הכוללת, להכניס תובנות משלו ולסייע לעסק או לחברה לצמוח תודות לידע ולניסיון שלו.
גמישות
ככל שהדבר נוגע להנהלת חשבונות, רוב העסקים זקוקים לשירותים בנקודת זמן מסוימת, בחודש או בשנה. לכן אין כל סיבה להעסיק עובדים באופן קבוע בתוך העסק. מיקור חוץ מאפשר ליהנות מגמישות בשירות בהתאם לצורך והעלויות כמובן בהתאם. הגמישות מאפשרת לעסק או לחברה לשלוט טוב יותר בהוצאות ובמידע שמגיע אליהם.
החסרונות של הנהלת חשבונות במיקור חוץ
הנהלת חשבונות במיקור חוץ יכולה להיות בעייתית לעסקים וחברות שזקוקים לשירות יום יומי. חברות גדולות אשר מעסיקות עובדים רבים, שמתעסקות עם דו"חות מתמידים ואפילו כאלה שמעבירות נתונים באופן קבוע למשקיעים, יעדיפו בדרך כלל הנהלת חשבונות פנימית.
במקרה שהצרכים יום-יומיים וגבוהים, העלות של מיקור חוץ עשויה לעלות על העסקה וכן התקשורת לא מתבצעת באותו החלל. מעבר לכך יש לציין כי שירותים חיצוניים יכולים להציע לפחות את אותה איכות עבודה ואת התוצאות הטובות ביותר בדיוק בזמן הנדר וכל זאת כשההתקשרות נעשית באימייל, טלפון ובפגישות זום (וכשצריך פגישות פיזיות במשרד).
לצד כל אלה ישנם עסקים גדולים וחברות אשר מעסיקים מנהל חשבונות שעובד במקום וזקוקים לרואה חשבון לפעולות כמו הגשת דו"חות שנתיים וייעוץ. כמו כן ישנם מצבים בהם הנהלת החשבונות עמוסה מאד ואין מקום להביא עובד במשרה חלקית או מלאה שיעבוד במקום. במקרה זה פתרון של הנהלת חשבונות במיקור חוץ יכול לעבוד מצוין כגיבוי למחלקה הנוכחית.
דרך ההתנהלות הנכונה עבור העסק שלך
בחינת היתרונות והחסרונות של הנהלת חשבונות במיקור חוץ מראה כי רוב העסקים והחברות יכולים ליהנות ממיקור חוץ. רוב העסק זקוקים לשירות באופן חלקי, לא כל יום בשנה ותודות להתפתחות התקשורת, הם יכולים לקבל את המידע הנדרש להם בדיוק בזמן הנחוץ. התוצאה היא התנהלות חשבונאית וכלכלית טובה יותר בעלויות ניהול חשבונאי נמוכות יחסית.
עסקים גדולים מאד וחברות אשר מעסיקות עובדים ושצריכות דו"חות רבים לאורך השנה יכולים להעסיק מנהל חשבונות או רואה חשבון במשרה. לצד זאת הם יכולים לפנות לשירותים חיצוניים אם וכאשר עולה הצורך או כשמסיבות שונות אחד מהעובדים אינו זמין לתקופה ממושכת.
