המומחים של קולביז- "אוטומציה תחסוך לעובדים 6 שבועות מדי שנה!"
אוטומציה עסקית
הנתונים ברורים - עובדים מחשיבים היבטים רבים של עבודתם ככאלה שחוזרים על עצמם והעידו כי הם פתוחים לאוטומציה. למעשה, על פי הדו"ח, S מהעובדים מצהירים שהם יכולים לחסוך עד שתי שעות עבודה יומיות באמצעות אוטומציה.
בהתחשב בעובדה ששבוע עבודה ממוצע עומד על 40 שעות, הנתונים חושפים שאוטומציה תחסוך לעובדים שישה שבועות מדי שנה - זמן שאנשי מקצוע יוכלו להשקיע בפיתוח משמעותי של העסק ובהזדמנויות צמיחה אישיות. המשמעות של הנתונים הללו עבור מפעלים ובתי עסק היא חסרת תקדים. בעוד אוטומציה ובינה מלאכותית ממשיכות לשנות את ההתנהגות האנושית ואת האופן שבו אנו מנהלים עסקים, ארגונים ועובדים חייבים להתאים את כוח העבודה והקריירה שלהם להתפתחויות האחרונות בטכנולוגיה. המהפכה הדיגיטלית תחייב ארגונים ועובדים לצמוח ביחד.
קרדיט: חברת קולביז
- כל הכותרות
יעל ויסוצקי: "לקוחות מדווחים כי אוטומציה הביאה לחסכון משמעותי בזמן ובמשאבים, ומספרים על שיפור תוצאות ושדרוג החוויה והשירות של לקוחותיהם".
כעת, עם אוטומציה ובינה מלאכותית, ארגונים יכולים לייעל את מנגנוני העבודה ולהגדיל את הרווחיות של הנכס החשוב והיקר ביותר שלהם - העובדים שלהם. הזמן הפנוי שחוסך בעל העסק לעובדים שלו, ותחושת שביעות הרצון הגוברת בזכות האפקטיביות המשתפרת מעצימה את נאמנות העובדים לעסק, מחזקת את קהילת העובדים ופותחת אפשרויות מגוונות לשדרוג העסק ופיתוח העובדים.
כמה כסף חוסכים העסקים?
יעל ויסוצקי, מנהלת בכירה בחברת Callbiz הישראלית מספרת: "לאחר 12 שנים בחברה ומאות רבות של חברות וארגונים שנעזרות לאורך השנים בשירותי החברה בכדי לעבור לעולמות האוטומציה, התוצאות ברורות. לא רק שלקוחותינו מדווחים על ייעול משמעותי בתהליכים, הם מעדכנים על חסכון משמעותי בזמן ובמשאבים, ומספרים על שיפור תוצאות ובשדרוג החוויה והשירות של לקוחותיהם".
מסקר שנערך בקרב בכירים בתחום ה-IT ,עולה שכ73%- מהמשיבים מאמינים שעובדים יכולים לחסוך בין 10 ל-50% מהזמן שהם מקדישים לעבודה באמצעות יישום של תהליכי אוטומציה. בעלי עסקים יודעים היטב, זמן העבודה של מועסקים איכותיים שווה הרבה מאד כסף. ואכן, באמצעות אימוץ תהליכים של אוטומציה, חוסכות חברות במשק עשרות מיליוני שקלים. על פי נתוני חברת Verloop ,חברות בינלאומיות שאימצו אוטומציה של שיטות ניהול, שירות ושיווק חסכו קרוב לשמונה מיליארד דולר מדי שנה. צוות מומחים מקצועי, כמו זה של חברת CallBiz הישראלית מסייע לעסקים לזהות ולהגדיר את תהליכי הייעול והאוטומציה המתאימים לכל עסק, מכל סוג ומכל גודל.
אילו מומחים נדרשים?
שירות וניהול לקוחות - הלקוחות הם הנכס הגדול ביותר שלכם. לעסקים בשוק התחרותי אין את הפריוולגיה לפספס את המשובים שלהם ולשגות באופן הטיפול בהם. שירות לקוי נובע במרבית המקרים ממידע חלקי או מקבלת החלטות שגויה. למעשה, יש קשר ישיר בין השניים, קבלת החלטות ללא מידע הולם עלולה להיות מתכון לאסון. אוטומציה מסייעת בשיפור איסוף הנתונים, הניתוח שלהם והמעקב אחר הטיפול בהם. בדרך זו, מקבלים מנהלי השירות החלטות מושכלות יותר, חוסכים זמן וכסף ומשפרים באופן משמעותי את חווית הלקוחות שלהם.
שיווק ומכירות - לאנשי השיווק והמכירות השפעה מכרעת על קצב גדילת העסק. כשרון מכירתי ושיווקי הוא הכרחי אך מעבר לכך זקוקות מחלקות השיווק והמכירות לשיטות יעילות לניהול המידע הרב המצטבר אצלם. מומחים אשר נחשפו לעשרות ואף מאות של מערכות שיווק ומכירות בחברות רבות יוכלו לזהות את הליקויים ויגבשו הצעות ייעול ושדרוג, הן מבחינת האסטרטגיה השיווקית והן מבחינת השימוש בכלים האוטומטיים.
גיוס, הדרכה ושימור עובדים- גיוס עובדים בעידן המודרני הפך למשימה הדורשת משאבים רבים. המאבק על עובדים איכותיים אכזרי מתמיד, הפלטפורמות לגיוס רבות ומורכבות ומוקדי המשיכה משתנים בהתאם לשינויים בתרבות העבודה בכל רחבי העולם. יותר מכך, גם הדרכת כוח האדם שגויס והשימור של העובדים לאורך זמן הפכו למשימות מורכבות ויקרות. הפתרונות האוטומטיים בתחום זה פורצי דרך ומאפשרים לעסקים חסכון אדיר מימדים.
מערכות טכנולוגיות - ככל שהמורכבות של הפעילות העסקית השוטפת עולה, כך גוברים איומים האבטחה וכן החשש מאובדן נתונים. למרבה המזל, אוטומציה מסייעת להקל על הצער הטמון באובדן נתונים על ידי התקנת מערכות המסייעות בבטיחות ובשחזור הנתונים. בהתחשב בכך שנתונים הם משאב רב ערך עבור רוב העסקים, האוטומציה חוסכת משאבים המשמשים לשחזור נתונים.
ניהול ותפעול - אוטומציה מאפשרת לזהות תהליכים מיותרים באמצעות סיוע למנהלים לעקוב אחרי התוצאות העסקיות שלהם או במילים אחרות: להשיג יותר בפחות מאמץ. באמצעות אוטומציה העובדים מוקצים לעבודה משמעותית יותר ומוותרים על משימות מייגעות וחזרתיות. מנהלי עסקים.
המתמקדים בשיבוץ עובדים למשימות שאינן ניתנות לביצוע באמצעים טכנולוגיים מעניקים לעובדים שלהם משמעות וערך גבוהים הרבה יותר.
כספים וחשבונאות - כסף הוא הדלק שמאפשר לעסק לנוע, לצבור תאוצה ולהתרחב. ניהול כספים כולל ניהול של מידע רב ומורכב הכולל מעקב אחר הכנסות, הוצאות, גבייה ותשלומי שכר של עשרות או מאות עובדים. משימת ניהול הכספים דורשת משאבי זמן רבים. הכלים האוטומטיים בתחום זה רבים ומגוונים כל כך שעלולים ליצור בלבול. צוות מומחים ידע לזהות את הכלים המתאימים שיחסכו זמן ומשאבים ותבטיח רמה מקסימלית של דיוק.
קרדיט: Freepik
"תהליכים שמשוכפלים באופן אוטומטי נושאים פוטנציאל לטעויות נגררות שעלולות לעלות לעסק שלכם הרבה כסף.
כיצד עושים את זה?
היציאה לדרך של אוטומציה מחייבת ראשית לקבל את ההחלטה שלא להישאר מאחור. עם קבלת ההחלטה, הבחירה החשובה של בעל העסק היא על שיטת הליווי והייעוץ עבור התהליך. חברת Callbiz לדוגמא, מעניקה לעסקים שיחת ייעוץ ראשונה עם צוות מומחים שלם בכדי להגדיר את המסלול, היעדים והמשימות הנדרשות, וזאת על פי מחלקות החברה וסדר העדיפות הנכונה לעסק.
בחינת ייעול תפעולי – טעויות אנוש וקבלת החלטות תפעוליות שגויות עולות לעסקים מיליוני שקלים מדי שנה. משימות תפעוליות ומנהלים תפעוליים רבים מקובעים על שיטות עבודה מסורתיות ולעתים, הפחד מהשינוי אף גורם לאנשי התפעול להכשיר כוח אדם חדש לפעול באותן השיטות המיושנות. השילוב של ניסיון צוות המומחים והכלים הטכנולוגיים מאפשר ייעול של תהליכי עבודה גם בסוגיות תפעול מסורתיות.
בחינת מנגנוני הניהול – למנהלים השפעה מכרעת על יצירתה והתפתחותה של תרבות העבודה העסקית. אלא שעומס המשימות הנערם על שולחנו של המנכ“ל עלול לגרור לפיזור וניתוק. כלים אוטומטיים לניהול משימות ושיתוף פעולה וירטואליים מאפשרים למנהל לנתב את זמנו היקר לטובת משימותיו החשובות באמת. המנהלים מקצים משימות בקלות, עוקבים אחר ההתקדמות, מתזכרים ומתקשרים עם הצוותים באופן פשוט מתמיד.
בחינת מהירות ביצוע המשימות – עסקים רבים משגרים משימות ומוציאים פרויקטים לביצוע ללא הגדרת לוחות זמנים או ללא מעקב על ביצוען. כאשר נעשה שימוש בטכנולוגיה ביישום תהליכים עסקיים, משימות מרובות זוכות למסגרת זמנים קצרה מבעבר, ומאפשרת חיסכון רב במשאבים.
בזכות אוטומציה, משימות שהיו גוזלות מעובדים שעות עבודה מסתיימות כעת בתוך דקות ופרויקטים שנגררו חודשים, מתרכזים למספר שבועות בלבד.
בחינת ניהול לוח הזמנים – בדיוק כפי שמובן לכולם מאליו שההסתמכות על לוחות שנה ידניים עלולה להוביל להחמצה של פגישות חיוניות, כך גם ברור שניהול אינטואיטיבי של שעות הפעילות של העובדים, הספקים והלקוחות יכול לגרור לניהול לקוי של זמנים בעת ניהול פרויקטים ובפגישות עבודה. צוות מומחים יזהה את הבעיה ויאפשר שימוש מיטבי בכלים אוטומטיים ליצירת פתרונות מיידים וארוכי טווח.
בחינת צינורות המידע – ליקויים עסקיים רבים נובעים ממידע אשר זולג בין גורמים, מתפזר לצינורות שגויים או חלילה נחסם בצמתים חשובים. בבחינת צינורות המידע יזהו המומחים את החורים, החסימות וכיווני התנועה של זרימת המידע ויציעו השמה של כלים אוטומטיים לניהול המידע בתצורה של לידים, משובים, הנחיות ועדכונים.
ממה חשוב להזהר?
אוטומציה טומנת בחובה שני חסרונות עיקריים. החסרון הראשון הוא הסיכון הכרוך בטעויות מתמשכות. כמובן שבמערכת ידנית ישנו חשש לטעויות אנוש, אולם הסיכוי שאותה טעות תופיע מספר פעמים קטן יחסית. לעומת זאת, תהליכים שמשוכפלים באופן אוטומטי נושאים פוטנציאל לטעויות נגררות שעלולות לעלות לעסק שלכם הרבה כסף. החיסרון השני הוא פסיכולוגי בעיקרו. מעבר למערכות אוטומטיות עלול להפוך עובדים לשאננים ולא לטרוח לוודא כי התהליכים האוטומטיים התבצעו כהלכה.
חיסרון מרכזי נוסף קשור לתחום שירות הלקוחות. על פי סקר שנערך לאחרונה, עסקים רבים אינם משכילים לנצל את מהפכת האוטומציה לטובתם בתחום. מהסקר עולה ששימוש בצ'אטבוטים יעיל לביצוע רכישות אונליין, אולם בכל הקשור לעניינים טכניים סבוכים ולטיפול בתלונות לקוחות, צ'אטבוטים לא מספקים מענה הולם. לכן, על מנת לשמור על איכותו של המותג שלכם רצוי לבצע אינטגרציה בין שירות צ'אטבוט העושה שימוש באלגוריתמים מתקדמים לבין מענה אנושי טלפוני. כמובן שלא כל ארגון צריך להקים מחלקת שירות לקוחות טלפונית ייעודית. חברת ייעוץ מקצועית תדע לסייע לבעל העסק בהחלטה אילו מהשירותים נכון יהיה להפעיל.
עולם העסקים נמצא בשיאה של מהפכת העבודה. אוטומציה ובינה מלאכותית מגדירות מחדש את האופן שבו עובדים וארגונים מגדירים את העבודה. כאשר יותר ממחצית מתעבורת האינטרנט בעולם זורמת דרך טלפונים ניידים, הטכנולוגיה הדיגיטלית תעשיר יותר ויותר את מערכות היחסים שלנו עם העבודה שלנו על ידי הרחבת הנגישות ותאפשר לעובדים לעבוד בזמן ובמקום שמתאים להם ביותר הן מבחינה מקצועית והן מבחינה אישית. המהפכה הזו תשאיר ככל הנראה עסקים רבים בעבר ותפתח לאחרים את הדלתות לעולם עצום של אפשרויות חדשות.
