איך מנהלים תזרים מזומנים בצורה נכונה?

כל בעל עסק צריך לנהל בצורה מוקפדת את תזרים המזומנים, המהווה יסוד בסיסי להתנהלות כלכלית אחראית ונכונה. את הניהול מבצעים באמצעות דו"ח שאינו מורכב במיוחד ואינו מצריך רקע פיננסי משמעותי, אך יש למלא אותו באופן שוטף בקביעות.

אבל בתור התחלה, יש להבין כיצד יוצרים וממלאים את הדוח על העמודות השונות שלו, ובעל עסק שאינו בטוח יכול לפנות ליועץ עסקי שידריך אותו. בנוסף, ניתן לקרוא מאמרים ברשת המסבירים לגבי ניהול תזרים המזומנים, כמו המאמר הבא.

מדוע חייבים לנהל את תזרים המזומנים בצורה מוקפדת
תזרים המזומנים מראה את מצב חשבון הבנק של העסק ואת מצב הכנסותיו, אל מול ההוצאות שלו. מכאן ניתן להבין מה מצב בחשבון הבנק לכמה חודשים קדימה, ולפי מידת הנזילות גם לקבל החלטות נכונות תוך שמירה על שקט תעשייתי. הבעיה שיש בעלי עסקים שאינם מקפידים לנהל את תזרים המזומנים שלהם, חלקם מכיוון שלא הפנימו את חשיבותו של הניהול השוטף, חלקם נרתעים מהמלאכה מכיוון שדו"ח מזומנים נשמע להם כמו משימה מורכבת המצריכה רקע פיננסי, וחלקם פשוט לא מפנים את הזמן המוקדש למטלות שוטפות, כאשר העומס דוחק את הניהול הפיננסי של העסק אחורה בסדר העדיפויות.

אז כפי שאמרנו, ניהול תזרים המזומנים איננו מטלה מורכבת או תובענית במיוחד מבחינת הזמן המוקדש לה, אך יש לבצע אותה באופן שוטף. מדובר למעשה בתנועות הכספים מהעסק ואליו במשך תקופה מסוימת, אותן מפרט הדו"ח. באמצעותו ניתן לדעת כיצד ייראה חשבון הבנק ברמה היומית למספר חודשים בעתיד הנראה לעין, מה שמאפשר לתכנן מהלכים עסקיים בצורה נכונה וריאלית. לדוגמא, במידה ויש עודפים ניתן לנצלם לצורך השקעות או משיכות הון, ואם מתברר שצפויות חריגות אפשר להתכונן אליהן.

כמובן שיש לעסק עוד דוחות כלכליים, כגון דוחות למוצרים ופרויקטים, או דוח רווח והפסד של רואה החשבון, אבל דוח התזרים נותן מידע שאין בה. לדוגמא, אם יש לכם פעילות רווחית על הנייר והלקוחות שלכם משלמים בשוטף+ 30/60/90, הרי שעלולה להיווצר בעיה תזרימית למרות הרווחיות על הנייר. חשוב לזכור שדוח רווח והפסד מראה כספים שחלקם הגדול איננו נזיל ומשמש בין היתר להתנהלות השוטפת, למתן אשראי ללקוחות ולכיסוי הלוואות. לפיכך, מי שמסתמך אך ורק על דוחות תקופתיים מסתכן בחריגות אשראי, בנטילה של הלוואות לא טובות, בריביות חריגות ונגררות, ומכאן לחובות המצטברים בהדרגה.

דוח התזרים, לעומת זאת, מעניק תמונה בזמן אמת ובמהימנות גבוהה של הנזילות, ומאפשר בין היתר לנהל בצורה נכונה ומקצועית את תשלומי הפרסום, את התקציב, לחשב את הרווחיות וכן הלאה. באמצעותו גם ניתן לצפות בעיות כלכליות מראש ולבצע את הצעדים הנדרשים למניעת תזרים שלילי או חלש על ידי הפחתת הוצאות, ולעדכן את הבנק אודות חריגות מהמסגרת שאתם צופים. הצפי של תקופה מאתגרת מעניק מוטיבציה לביצוע שינויים כגון הגדלת מכירות והתייעלות בתחומים שונים. ומלבד זאת, הדוח מאפשר להימנע טעות קשה ונפוצה של הערכת יתר בהכנסות לעומת הערכת חסר בהוצאות. 

במילים אחרות, ניהול מוקפד של תזרים המזומנים מספק תמונה ריאלית ומאפשר הסתגלות למציאות הנוכחית והצפויה וביצוע שינויים מתבקשים, בעודו תורם להגדלה של היציבות הכלכלית לאורך התקופה ולמניעת מצבים בעייתיים שהולכים ומחמירים.

ניהול תזרים המזומנים הלכה למעשה
כאמור, ניהול תזרים מזומנים באמצעות הדוח אינו מהווה אתגר כלכלי משמעותי, אך כן דורש מעט מתמטיקה בסיסית, ותוכלו להכין אותו באקסל או עם תוכנה ייעודית. בדרך כלל הדוח עוסק בתקופה שבין שלושה חודשים לחצי שנה ויש בו שלושה סעיפים.

הסעיף הראשון מתייחס אל ההוצאות וההכנסות הוודאיות, אלו שאתם בטוחים בהן, למשל שכ"ד, החזרי הלוואות, צ'קים שנרשמו לספקים, זיכויים מאשראי לקוחות, לקוחות שמשלמים בהוראת קבע וכדומה. יש להכניס את ההכנסות וההוצאות האלו אל הסעיף הראשון בדוח מדי יום, או לכל הפחות כמה פעמים בשבוע.

לאחר מכן, הסעיף השני עוסק בהכנסות וההוצאות המשוערות של העסק, כלומר ההכנסות החזויות שאינכם בטוחים לחלוטין שייכנסו. חשוב שלא למלא את הסעיף הזה על פי השאיפות ומשאלות הלב, כלומר להגדיל את הסיכוי שהכנסות כאלו ואחרות ייכנסו, ולעומת זאת להקטין את הסיכון שהוצאות מסוימות ירדו מהחשבון. לשם כך אפשר גם להסתייע בדוחות שהוכנו בשנים קודמות, ובעזרתם ליצור צפי יותר מדויק.

כשאתם מפרטים את ההכנסות וההוצאות בסעיף השני, היו זהירים ואפילו קצת פסימיים, כך שמקסימום תהיה הפתעה לטובה, ולא להיפך. חשוב גם לזכור שחלק מההכנסות וההוצאות נראות כעת די צפויות, אולם דברים תמיד משתנים כגון לקוח שלא מפקיד בזמן את הצ'קים, ולכן בכל מקרה חשוב לעדכן בתכיפות גבוהה את הדוח.

לבסוף, הסעיף השלישי של הדוח מוציא את השורה התחתונה, את התוצאה שהיא מצב חשבון הבנק הצפוי לשלושה עד שישה חודשים קדימה. את הסעיף מתחילים עם יתרת חשבון הבנק ביום שבו התחלתם לרשום את הדוח, ולאחר מכן היתרה מתעדכנת לפי ההכנסות וההוצאות שנרשמו לאורך הזמן בשני הסעיפים – הוודאי והלא וודאי. שימו לב שזהו הסעיף החשוב ביותר, גם אם קצת יותר קשה לרשום אותו, כי הוא זה שנותן למעשה את צפי היתרה היומי ומאפשר לגזור מסקנות, לקבל החלטות ולבצע צעדים כפי שתואר בחלק הקודם של המאמר.