איך לבנות תזרים מזומנים פשוט וקל

 לצד ההכנסות והרווחיות, מצב התזרים הוא מהיסודות הבסיסיים והחשובים ביותר להתנהלותו של עסק. ואולם, בעלי עסקים רבים אינם מבצעים בהקפדה וכראוי את ניהול התזרים, ויש אף שנמנעים מכך לחלוטין מסיבות שונות. אחת הסיבות הללו היא המחשבה שדו"ח התזרים, שאיתו מנהלים את תזרים המזומנים, הינו מורכב או מסובך לביצוע, ומצריך כישורים כלכליים משמעותיים. אז בשורות הבאות יוסבר בצורה פשוטה כיצד בונים תזרים מזומנים בצורה פשוטה וקלה, וכמו כן תוסבר באופן ברור חשיבות הניהול של התזרים בכל עת.

מה זה בכלל תזרים מזומנים 
רגע לפני שיוסבר לגבי בניית הדו"ח, יש להבין במה בכלל מדובר. אז למי שלא יודע, תזרים המזומנים משקף את מצב ההכנסות מול התחייבויות העסק ואת מצב חשבון הבנק. או במילים אחרות, הנתונים האלו מאפשרים לבעל העסק להבין את היקף הנכסים הנזילים שעומדים לרשותו, ולראות את המצב של חשבון הבנק מספר חודשים קדימה. מכאן ניתן להבין מהי רמת הנזילות ובהתאם לכך לקבל החלטות מושכלות ולשמור על שקט תעשייתי.

אלו יסודות בסיסיים לניהול נכון של הפן הכלכלי בכל עסק. ואולם, כפי שנאמר בתחילה, לא מעט בעלי עסקים אינם מנהלים את התזרים כהלכה או בכלל. חלקם סבורים שמדובר במשימה מורכבת, אחרים לא מבינים היטב את חשיבות ניהול התזרים באופן שוטף, אחרים חושבים שניתן לנהל את הפן הכלכלי של העסק רק בהסתמך על הדוחות של רואה החשבון (שלא ניתן לגזור מהם את התזרים), ויש שאינם מוצאים את הזמן לניהול דוח התזרים עקב העומס ביומיום שדוחק את הניהול הפיננסי למטה בסדר העדיפויות.
ואולם, מחקרים רבים מעידים כי היעדר ניהול מוקפד ורציף של תזרים מזומנים נמנה על הסיבות המרכזיות לבעיות פיננסיות, להתנהלות שגויה ולמשברים. חשוב לזכור זאת, וגם כדאי מאוד להבין שבניית וניהול דוח תזרים מזומנים הוא משימה פשוטה יחסית.

בונים דוח תזרים מזומנים בפשטות ובקלות 
אם כן, אין צורך בידע כלכלי או בכישורים מתמטיים גבוהים במיוחד בשביל לבנות ולנהל דוח תזרים מזומנים, כפי שנראה מייד. יחד עם זאת, אם מעולם לא בניתם דוח תזרים ויש לכם התלבטויות ושאלות, ניתן לפנות ליועץ עסקי שיסייע בלמידה הראשונית, ויבהיר את החשיבות של התמדה והתגייסות בניהול הדוח לאורך זמן.
ועכשיו, לגבי בניית הדוח, ניתן להשתמש בתוכנות ייעודיות למטרה זו, וגם אין סיבה שלא להשתמש פשוט באקסל. התקופה שאליה אתם מתייחסים בדוח התזרים היא בין שלושה לשישה חודשים, והוא מורכב משלושה סעיפים:
 

1. הכנסות והוצאות וודאיות
2. הכנסות והוצאות משוערות
3. תוצאה – השורה התחתונה 

<

1. הכנסות והוצאות וודאיות של העסק

אלו ההכנסות וההוצאות הבטוחות, ככגון לקוחות המשלמים בהוראת קבע, החזרי מס שמגיעים לכם, החזרי הלוואות, צ'קים שנרשמו וכן הלאה. לא משנה מהי הדרך שבו יורדות ההוצאות או מתקבלות ההכנסות, את הנתונים יש להכניס לטבלה באופן יומי, או לכל הפחות כמה פעמים בשבוע.

2. הכנסות והוצאות משוערות של עסק

בניית דוח תזרים מזומנים היא ממש לא משימה לגאונים, אבל אם יש סעיף קצת יותר מאתגר הוא השני, והסיבה היא שמתייחסים להכנסות והוצאות צפויות וחזויות שלגביהן אין ודאות מוחלטת. כפועל יוצא מכך, ישנם בעלי עסקים הממלאים את הסעיף באופטימיות יתרה, כלומר מגדילים לפי משאלות הלב את הסיכוי שהכנסה כזו או אחרת תיכנס, ומקטינים את הסיכוי שהוצאה מסוימת תרד. אז הדבר החשוב ביותר לגבי הסעיף הזה הוא לא לייצר תמונה שאיננה ריאלית, אלא ליצור צפי מדויק ככל הניתן באמצעות נתונים מדוחות של שנים קודמות.
העמדה הזהירה, ואפילו הקצת פסימית, יכולה להציל ממלכודות והפתעות בלתי נעימות בהמשך הדרך, ומצד שני מגבירה את הסיכוי להפתעות נעימות. בתוך כך, חשוב לזכור שקיימות הוצאות והכנסות שנראות צפויות למדי כרגע, אך החיים העסקיים הם דינאמיים ועשויים להפתיע (כמו לקוח שלא הפקיד צ'ק בזמן), ולכן גם מהסיבה הזו חשוב לעדכן בתדירות גבוהה את דוח התזרים.

3. תוצאה - השורה התחתונה

זהו הסעיף היותר חישובי – מתמטי, אבל זה לא עליכם. התוכנה הייעודית או האקסל ממילא מבצעות את החישוב ונותנות את התוצאה, כלומר את הנזילות הצפויה לאורך שלושת החודשים עד החצי שנה הקרובה. מה שיש בסעיף הזה הוא היתרה הנוכחית בחשבון הבנק, כלומר היתרה ביום שבו התחלתם למלא את הדו"ח. מכאן והלאה, המספר המשקף את יתרת החשבון מתעדכן על פי ההכנסות וההוצאות שנכנסו בשני הסעיפים הקודמים, הוודאיות והלא וודאיות. שימו לב: מדובר בסעיף פשוט מאוד מבחינת הרישום, ויחד עם זאת הוא החשוב ביותר בדוח. זהו הסעיף שנותנת את השורה התחתונה, את התחזית ליתרה מדי יום, וזהו הנתון שממנו גוזרים מסקנות וצעדים פיננסיים מושכלים.

אילו מסקנות ניתן לגזור מדוח התזרים להתנהלות העסק

כפי שראיתם, ממש לא קשה לבנות את דוח התזרים, ולמעשה "האתגר" הוא יותר להתמיד במילוי שלו באופן תדיר. בתוך כך, מהנתונים של הדו"ח המשקף את תנועת הכספים אל ומהעסק, תוכלו לגזור שורה ארוכה של מסקנות. למשל, כאשר יודעים מה יהיה המצב בחשבון הבנק למספר חודשים קדימה, ניתן לצפות חריגות ולהתכונן בהתאם, או אם צפויים עודפים לנצל אותם לצורך משיכת הון או להשקעה.
כמו כן, ניהול מוקפד של התזרים עם הדוח מספק תמונה עדכנית ומהימנה של הכספים, מה שמאפשר ניהול מקצועי ונכון של התקציב, של חישובי רווחיות, של תשלומי משכורות וכן הלאה. כמו כן, הדוח מאפשר לכם לחזות מבעוד מועד בעיות פיננסיות שעלולות לצוץ, לפעול בהתאם ולמנוע מצב של תזרים שלילי או חלש. למשל, דרך התייעלות בהוצאות והפחתת תשלומים, ביצוע שינויים במערך הגבייה, הגברת מוטיבציה לחיזוק המכירות, וכן כן עדכון של הבנק לגבי חריגות חזויות מהמסגרת. בנוסף, באמצעות דוח התזרים תוכלו להימנע משגיאה שכיחה של הערכת חסר בהוצאות אל מול הערכת יתר בהוצאות, שעלולה לגרור תוצאות קשות.
שימו לב שלמידע בדוח התזרים יש איכות מיוחדת, המאפשרת להסיק מסקנות מדויקות ונכונות יותר מאשר דוחות אחרים, כמו דוח פר מוצר או דוח רווח והפסד. לדוגמא, עסק שיש לו פעילות רווחית על הנייר אבל יש לו הרבה התחייבויות לפרוע, או מגדיל משמעותית את הרכוש הקבוע, או מחזיק מלאי גדול, עלול למצוא את עצמו בבעיה תזרימית. הבעיה היא שבדוח דווח והפסד מרבית הכספים אינם נזילים, שכן הם מיועדים למתן אשראי ללקוחות, להתנהלות השוטפת ולכיסוי הלוואות. לפיכך, אם מסתמכים על דוח תקופתי כזה, עלולות בהחלט להיווצר חריגות מהמסגרת, מה שמוביל כידוע לכיסוי עם הלוואות לא טובות, לריביות חריגות ולחובות שהולכים וגדלים.

לעומת זאת, דוח התזרים מספק תמונה מהימנה ועדכנית של הכספים הנזילים, ובכך מונע כניסה למצבים בעייתיים שעלולים להחמיר, ותורם מאוד לחיזוק היציבות הפיננסית של העסק. אז אם עד היום לא עשיתם זאת, בנו דו"ח תזרים לבד או פנו אל יועץ עסקי שילמד אתכם, והקפידו למלא אותו, לעקוב אחריו ולהוציא מסקנות מושכלות.