איך זה להיות חשבת שכר?

FREEPIK

המסע מתחיל: מגיוס עובדים ועד הגדרת שכרברגע שעובד חדש מתקבל לחברה, מתחיל המסע לקראת חישוב השכר שלו. תהליך זה כולל שלבים שונים כדי להבטיח תשלום מדויק ובזמן. השלב הראשון הוא איסוף כל המידע הדרוש מהעובד, כגון פרטיו האישיים, פרטי חשבון בנק ומספר זיהוי מס. מידע זה חיוני להקמת העובד במערכת השכר.

לאחר איסוף המידע של העובד, הוא מוכנס למערכת השכר, המנוהלת לרוב על ידי מחלקת הנהלת החשבונות. מערכת השכר אחראית לחישוב שכרו של העובד לפי גורמים כמו תפקידו, שעות העבודה וכל הטבות או ניכויים נוספים שהם עשויים להיות זכאים לה. חשוב שחשבי השכר ידעו  להזין מידע זה במדויק כדי למנוע טעויות כלשהן בחישוב השכר של העובד.

לאחר שמערכת השכר חישבה את שכרו של העובד, חשוב לבדוק את הדיוק בחישובים. זה כרוך בבדיקה כפולה של החישובים והבטחה שכל הניכויים או ההטבות החלים מטופלים כראוי. חשבי שכר ממלאים תפקיד קריטי בשלב זה, שכן הם צריכים להיות בעלי הבנה מעמיקה של המדיניות והתקנות של החברה לגבי חישובי שכר.

לאחר בחינת ואישור חישובי השכר, מכין חשב שכר בכיר את דוח השכר. דוח זה מספק סיכום של שכרו של העובד, כולל פרטים כגון שכר ברוטו, ניכויים ושכר נטו. לאחר מכן הדוח מוגש לרשויות הרלוונטיות, כגון מחלקת הכספים או מחלקת משאבי אנוש, להמשך עיבוד ותשלום.

ניכויים והטבות

חישוב השכר של העובד חורג משכר היסוד בלבד. ניכויים והטבות הם חלק בלתי נפרד מהתהליך, ועל חשבי השכר להקדיש תשומת לב קפדנית לפרטים. לכן, במיוחד למקרים אלו בהם ישנם לא מעט שינויים בתקנות, מעבירה המכללה למיסים ולחשבונאות ימי עיון לחשבי שכר בכדי שיוכלו לתת מענה מדויק בהתאם לפרטים הקטנים. ניכויים מתייחסים לסכומים שהופחתו ממשכורתו של העובד מסיבות שונות, כגון מסים, דמי ביטוח לאומי או ניכויים מרצון כמו תוכניות פרישה או ביטוח בריאות. כל ניכוי חייב להיות מחושב ומדויק, שכן אפילו טעות קטנה יכולה להיות בעלת השלכות משמעותיות הן על העובד והן על החברה.

מצד שני, הטבות הן מרכיבים נוספים התורמים לחבילת התגמול הכוללת של העובד. אלה יכולים לכלול בונוסים, עמלות, תשלום שעות נוספות או קצבאות כגון דיור או תחבורה. חשבי שכר צריכים לוודא שהטבות אלו מחושבות כהלכה וכלולות בשכר העובד. הם גם צריכים להתעדכן בכל שינוי בתקנות המס או בחוקי העבודה שעלולים להשפיע על חישוב ההטבות.

יתרה מכך, חשבי שכר צריכים גם לשקול גורמים כמו יתרות חופשה, החזרים וכל עסקאות פיננסיות אחרות הקשורות למשכורת של העובד. פרטים אלו דורשים תשומת לב קפדנית כדי להבטיח חישובים מדויקים ועמידה בתקנות הרלוונטיות.

הבטחת ציות: איזה תפקיד משחק דיני עבודה בחישוב שכר

חוקי העבודה ממלאים תפקיד מכריע בחישוב השכר, ומבטיחים כי העובדים מקבלים שכר הוגן ובהתאם לדרישות החוק. חוקים אלו קובעים הנחיות ותקנות שעל המעסיקים לפעול לפיהם בעת קביעת משכורות לעובדים. להלן כמה היבטים מרכזיים של דיני עבודה המשפיעים על חישוב השכר:

ראשית, חוקי שכר מינימום קובעים את הסכום הנמוך ביותר שמעסיקים יכולים לשלם לעובדים שלהם באופן חוקי. חוקים אלו משתנים ממדינה למדינה ולעיתים קרובות מותאמים מעת לעת כדי לשקף שינויים ביוקר המחיה. חשבי שכר חייבים להישאר מעודכנים בשיעורי שכר המינימום הנוכחיים כדי להבטיח שהעובדים לא מקבלים שכר מתחת לרף החוקי.

שנית, חוקי העבודה מכתיבים לעתים קרובות תשלום עבור שעות נוספות. כאשר עובדים עובדים יותר ממספר מסוים של שעות בשבוע או בימים מסוימים, הם זכאים לקבל שכר גבוה יותר. על חשבי השכר הבכירים לחשב במדויק את שכר השעות הנוספות הללו ולכלול אותם בתגמול הכולל של העובדים כדי להבטיח עמידה בחוקי העבודה.

בנוסף, חוקי העבודה עשויים לחייב הטבות וקצבאות ספציפיות שמעסיקים חייבים לספק לעובדיהם. אלה יכולים לכלול דמי חופשה, חופשת מחלה, חופשת לידה/אבהות, ביטוח בריאות ודמי פרישה. חשבי שכר צריכים לקחת בחשבון הטבות אלה בעת חישוב חבילת התגמול הכוללת של העובד כדי להבטיח ציות לחוקי העבודה.

להיות חשב שכר בכיר, במיוחד ביחס לחישוב משכורות לעובדים, היא משימה מורכבת הדורשת דיוק, תשומת לב לפרטים והבנה חזקה הן של חוקי המס והן של מדיניות החברה. למרות שזה עשוי להיראות מרתיע, זוהי עבודה מתגמלת הממלאת תפקיד מכריע בתפעול והצלחתו של כל ארגון.