איך כותבים הצעת מחיר שנראית מקצועית?
צילום: freepik
מתחילים עבודה עם לקוח חדש? קרוב לוודאי שתקבלו בקשה להוציא הצעת מחיר לפני תחילת העבודה הפורמלית. מטרתה של הצעה זו היא פשוטה - יישור קו רשמי ומשפטי על תנאי העבודה: מה תתנו, מה הלקוח יקבל, כיצד ומתי תתוגמלו ועוד. אולם, מעבר למשמעות המשפטית שלה, הצעת מחיר יכולה להיות אחד הגורמים המכריעים ביותר בהחלטת לקוח פוטנציאלי לגבי אישור העסקה - בסוף, הרי מדובר ב-"פנים" של העסק שלכם והצומת האחרון שהלקוח עובר לפני קבלת החלטה. זה המקום שלנו להפיק את המיטב מכל התהליך!
- כל הכותרות
ברוב המקרים ננסח הצעת מחיר לאחר שיחה או פגישה עם הלקוח. בשלב זה חשוב לשאול את השאלות שיעזרו לכם לשלוח את ההצעה המדויקת ביותר שתענה לכל דרישות הלקוח. בנוסף, אין תחליף לכתיבת הערות במהלך הפגישה, כך תוודאו שכל הצדדים עתידים לקבל בדיוק את מה שהם צריכים. בסיום הפגישה חשוב לוודא שוב שקיבלתם והבנתם את כל דרישות הלקוח אותם תגלמו בהצעת המחיר. עכשיו תוכלו לצאת לכתיבת הצעת המחיר כשאתם מוכנים ב-100%.
כתיבת הצעת המחיר - השלבים
שלב 1 - כותרת
שלב 2 - סעיפים: מה בעצם נכלל בהצעה (ומה לא)
שלב 3 - תנאים והגבלות
בחלק זה חשוב במיוחד לכלול את העלות השעתית, החודשית או הפרויקטלית, ואל תשכחו להתייחס גם למע״מ (נהוג לכתוב את המחירים ללא מע״מ, ולציין שהמע״מ אינו כלול כסעיף נפרד), תנאי התשלום, תנאי סיום ההתקשרות, תוקף ההצעה, וכל סעיף אחר שיעזור לכם לקבוע תנאים שיעזרו לבצע את העבודה באופן המיטבי ולשמור על האינטרסים השוטפים של העסק שלכם.
טיפים כלליים:
- אם עדיין אין לכם ניסיון בכתיבת הצעות מחיר, כדאי להתייעץ עם קולגה מנוסה יותר, שיסכים לחלוק את ההצעות שלו איתכם
- תוכלו למצוא דוגמאות להצעות מחיר כמעט בכל תחום ברחבי האינטרנט. אפשר להסתכל על הצעות אלו ולקבל מהן השראה
- שילחו את ההצעה בקובץ סגור (PDF) ולא במסמך פתוח (Word)
- נסו ללמוד מכל הצעה שכתבתם בעבר בהתאם לאופן בו התקבלו בצד הלקוח. חשוב להכיר מה ניתן לשפר לקראת ההצעות הבאות מאחר וכמו ברוב הדברים בחיים, אם תשקיעו זמן בלמידה מטעויות והסקת מסקנות, תשתפרו מהצעה להצעה.
