כיצד לתכנן אירוע מוצלח לצוות העובדים ב- 9 שלבים פשוטים

בין אם זו הפעם הראשונה או העשירית שלכם, שאתם מארגנים אירוע לצוות או לקבוצה שלכם, זה יכול להיראות כאילו לעולם אין מספיק זמן לתכנן את כל מה שתרצו.
בואו נודה בזה, לנסות לתכנן פעילות מרגשת בעצמכם שתפעל בצורה חלקה וכולם יאהבו - על גבי האחריות היומיומית שלכם - יכולים להרגיש בלתי אפשריים.
האם ניתן להתמודד עם זה לבד? המשך לקרוא כדי לגלות תשעה צעדים פשוטים שתוכל לנקוט בכדי לגרום לתהליך התכנון להיראות הרבה יותר לניהול.
המאמר בחסות חברת TAG-LASER המארגנת ימי גיבוש ופעילויות לייזר טאג בכל הארץ.

9 הדברים שאתה יכול לעשות כדי להפוך את תכנון האירוע שלך לפשוט יותר מאי פעם
כשאתה מתכנן את הפעילות לצוות הבאה שלך, בצע את תשעת הצעדים הקלים האלה כדי להבטיח שהאירוע שלך יצליח.

1. קבע את ציר הזמן שלך
כלל הזהב בכל הקשור לתכנון אירוע לצוות? ככל שתתן לעצמך יותר זמן להתכונן, כך יהיה קל יותר לתכנן.
לאחר שתקבע את ציר הזמן הגס שלך, צוות שלנו מציע ליצור רשימת משימות ב- Excel לתכנון התזמון שלך ביתר פירוט. רשימה כזו יכולה לעזור לך לעקוב אחר השלמת הדברים עד הסוף. לקבלת ציר זמן חזותי יותר, תוכלו לנסות גם להמיר את רשימת המשימות של Excel לתרשים גאנט.

 
2. הקימו את צוות התכנון שלכם
כפי שידוע לכם כבר - או יתברר לכם - זה יכול להיות קשה לאדם אחד לתכנן אירוע שלם לצוות. ישנם כל כך הרבה חלקים, עד כי כמעט בלתי אפשרי עבור אדם אחד לקחת אחריות מלאה על כל העניין.
על ידי הקמת צוות שיעזור לכם לתכנן, תוכלו להאציל משימות, ולקבל בקלות חוות דעת של הקולגות שיעזרו לכם לקבל החלטות לקראת האירוע שלכם. הרכבת צוות מעניקה לך גם את האפשרות למנות מישהו אחר שיוביל את ההובלה אם עומס העבודה שלך גדול מדי, או שתמלא את תפקידך בתהליך התכנון.
אינך בטוח כיצד להקים את צוות החלומות המתכנן שלך? אתה יכול להתחיל לשתף פעולה עם עמיתיך על ידי בקשת עזרה באמצעות דוא"ל פשוט וידידותי כמו להלן
נושא: עזרה מבוקשת! תכנון אירוע לצוות העובדים שלנו.
שלום לכולם,
כפי שאתם יודעים, לאחרונה קיבלתי על עצמי את המשימה לארגן את אירוע לצוות של המחלקה שלנו, ואני זקוק לעזרתכם!
אנא הודיע לי עד יום שישי אם אתה זמין לעזור לי לדאוג לכמה פרטי תכנון, כגון:

• בחירת הפעילות בקבוצה.
• הזמנת מקום או מיקום.
• יצירת סדר יום ליום הפעילות.

תודה!

3. הגדירו את המטרה שלכם
בעל יעד או מטרה מוגדרים בבירור לפעילות גיבוש הצוות שלכם יכול לעזור להבטיח שהיא מהנה ואפקטיבית כאחד, אלא אם הבוס שלך אמר לך ספציפית מה המטרה של האירוע יתכן שלא תדע מאיפה להתחיל.
חמש השאלות "W" הן נקודת קפיצת דרך נהדרת שתעזור לך להגדיר את המטרה שלך: מי? מה? איפה? למה? מתי?
כשאתם עונים על כל שאלה, נסו להיות ספציפיים ככל האפשר ותענו עם כמה שיותר פרטים.
לדוגמה, להלן תשובות לדוגמא לחמשת השאלות:

• מי: צוות מכירות של 45 איש
• מה: פעילות מהנה
• איפה: פעילות לייזר טאג 
• מדוע: אירוע תגמול לרבע מדהים
• מתי: אוגוסט

שים את הכל ביחד, והנה יעד מוגדר בבירור לאירוע בניית צוות:
אנו רוצים לתגמל את צוות המכירות של 45 אנשים עבור רבע מדהים עם פעילות מהנה באוגוסט, בפעילות לייזר טאג חוויתית. 
4. הרכב את רשימת האורחים שלך
לפעמים קביעת רשימת האורחים שלך תהיה קלה כמו ספירת מספר העובדים במחלקה מסוימת, כמו בדוגמא שלעיל בנושא "צוות מכירות של 45 איש". בהזדמנויות אחרות, ההחלטה מי ישתתף בפעילות בניית הצוות עשויה לדרוש קצת יותר מאמץ.
אם אינך בטוח מי יהיה באירוע, הנה שלוש שאלות חשובות לשאול את עצמך בעת יצירת רשימת האורחים שלך:

• האם זה אירוע חובה? או שמישהו יכול להירשם להשתתף?
• מה המספר המרבי של האנשים שהתקציב והמקום יוכלו להסביר בהם?
• האם עובדים עם מוגבלות יגיעו? או האם יוזמנו אנשים העובדים מרחוק?

בהתבסס על תשובותיך לשאלות אלה, אתה אמור להיות מסוגל להכניס מושג גס למי יגיע.

5. צור תקציב מפורט
הדרך הטובה ביותר להרכיב תקציב ריאלי היא לדבר עם הבוס שלך. שאל כמה כסף זמין לאירוע ומה הציפיות לתקציב.
אם לבוס שלך אין מספר קונקרטי עבורך, שאל על פעילויות קודמות בפעילויות צוות כדי להבין מה היה התקציב בעבר- ראה להלן לייזר טאג מחיר. משם אתה יכול להתאים את העלויות שלך לאירועים קודמים.
נסה לשמור על התקציב שלך מציאותי, אבל השאיר מעט מקום להתנודד להוצאות בלתי צפויות. הצוות שלנו ממליץ על תקצוב עבור הפריטים הבאים:

• הובלה וחניה
• הזמנת מקום והיתרים
• לספקי פעילות הלייזר טאג
• מזון ומשקאות
• ביטוח

 
6. בחר תאריך ושעה
בחירת תאריך ושעה אולי נראית קלה בהתחלה, אך ברצונך להבטיח שתתחשב בלוח השנה העמוס לפני שתסיים את הפרטים האלה.
לדוגמה, אם יש לך בעלי עניין מרכזיים שצריכים להיות באירוע, תרצה לוודא כי אותם אנשים חופשיים לפני שאתה מתחייב ליום ושעה. בהתאם לפעילות שתבחרו, יתכן שתוכלו להריץ את האירוע שלכם לאורך מספר שעות או מספר ימים בכדי להתאים ללוחות הזמנים של יותר אנשים.
חשוב לקחת בחשבון גם עונתיות ומזג אוויר. נניח שכל הצוות שלך באמת מוכן לעשות פעילות לייזר טאג בחוץ, יהיה חשוב לך לבחור זמן בשנה שבו יש מזג אוויר טוב.

7. בחר מקום או מיקום
המקום או המיקום הנכונים יכולים לגרום או לשבור את פעילות יום הגיבוש שלך.
לדוגמה, תרצו להימנע ממקומות שלא יוכלו להכיל את הקבוצה או הפעילות שלכם. כמו כן, תרצו למצוא מקום או מיקום שאינם רחוקים, כדי להפחית את זמן הנסיעה ועלויותיו.
השאלות הבאות יכולות לעזור לך למצוא את המקום או המיקום הטוב ביותר לאירוע שלך:

• כמה משתתפים יכולים להשתלב במקום?
• האם יש שירותים נוספים כמו גישה לאינטרנט, שמע או ציוד חזותי?
• האם אתה זקוק להיתר או אישור מיוחד לשטחי חוץ?
• האם חניה זמינה, בין אם לרכבי עובדים או בשירותי אוטובוס שכורים בחברה?
• האם מזג האוויר הוא גורם שעליך לקחת בחשבון?

אם אתה לוקח בחשבון את השאלות לעיל, אתה בטוח שתמצא מקום או מיקום אידיאלי לאירוע של הקבוצה שלך.

8. רשימת לוגיסטיקה
לאחר שהוחלט על האלמנטים הגדולים יותר, תוכלו להתמקד ביום הלוגיסטיקה הקטן יותר סביב האירוע שלכם. על ידי הרכבת רשימת בדיקה מפורטת, ותוכלו לעזור במניעת דברים חשובים ליפול ביום האירוע עצמו.
להלן מספר פריטים שכדאי לקחת בחשבון, לרבות ברשימת הבדיקה הלוגיסטית שלך:

• הובלות - האם החברה תדאג להביא את הצוות? או שהמשתתפים יהיו אחראים להגיע לעצמם לפעילות?
• אוכל ומשקאות - האם החברה תספק אוכל או שתייה?
• ויתור על אחריות - האם המשתתפים יצטרכו לחתום על ויתור כדי להשתתף?
• לינה - האם המשתתפים ישארו בלילה במיקום מחוץ לאתר?
• מה להביא - מה צריכים המשתתפים לדעת מראש? למשל, האם עליהם להביא בגדים למזג אוויר רטוב?
• נסיבות מיוחדות - אילו הסדרים נדרשים לעובדים עם מוגבלות או פציעות?

 
9. מהו סדר היום ליום אירוע
הצוות שלך כנראה ירצה לדעת מה הם עושים בפעילות שלך. סדר יום יכול לעזור לך לתזמן את היום ולתווך בקלות לקולגות שלך מה יהיה במהלך האירוע.
על סדר היום שלך להדגיש את כל מה שעובדים יעשו, החל משעת ההגעה והיציאה, למשך פעילות הלייזר טאג ועד לנקודות מפגש.