סמנכ"ל כספים – חלק מההנהלה או מנהל מחלקת הכספים?

הגעתם לתפקיד הבכיר ביותר בתחום הכספים בחברה. שאפו. זו דרך קשה שלא הרבה צולחים אותה ועם התפקיד מגיעה גם המון אחריות. איך מתמודדים איתה? מה חשוב יותר לארגון - שתנהלו את מחלקת הכספים או שתהיו חלק מההנהלה הבכירה של החברה?

אני לא חושב שיש תשובה אחת ברורה, זה משתנה מחברה לחברה, מענף לענף, מאדם לאדם, אבל ננסה בכל זאת להבין מה הקווים המנחים כדי למצב את עצמכם במקום הנכון ביותר לצרכים של החברה.

 קרדיט: Hunters Race on Unsplash

מנהל הכספים - מנהל מחלקה

אני אתחיל מהסוף, מנהלי כספים הם בראש וראשונה מנהלי מחלקת הכספים ורק אחר כך חלק מהנהלת החברה. הדבר הבסיסי והחשוב ביותר הוא ש"הדברים הבסיסיים ינגנו", שמחלקת הכספים תתפקד היטב. כדי להגיע ליעד צריך לבנות מחלקה במבנה ארגוני נכון שיודעת להציג נתונים הכי קרוב לזמן אמת שאפשר. מחלקה שיודעת לקלוט את כל המידע, להכין שכר, לדווח לרשויות, שיהיה בה מנגנון של בקרה תקציבית, יכולות גבייה משולבות בשלבי המכירה. צריך לשלוט בתשלומים, לנהל את האובליגו של הלקוחות, להבין את מצב המלאי, מצב הפיתוח, צרכי האשראי, תזרים המזומנים, תשלומי מיסים אופטימליים ועוד עשרות נושאים. כן עשרות נושאים. מנהל כספים הוא תפקיד שכולל אחריות גדולה ברובדים רבים - מאזניים, תוצאתיים, תזרימיים, עסקיים, משפטיים ועוד.

אתם לא צריכים לעשות את הכל בידיים, יש לכם צוות, אבל אתם חייבים להבין איך כל המשימות השוטפות מנוהלות ומבוצעות בתוך לוח זמנים שמאפשר לחברה להתנהל בצורה יעילה. אין קיצורי דרך כאן, צריך לרדת לפרטים, מי עושה מה, מתי, איך ולמה. לא לקחת כלום כמובן מאליו. כשתכנסו לתפקיד תגלו משימות שמבוצעות בצורה שגויה או לא יעילה במשך שנים "כי ככה תמיד עושים" או כי פשוט לא יודעים שיש דרך אחרת. אפשר לייעל דרך תהליכים, כלים ומערכות, שינוי מבנה ארגוני, חלוקת משימות טובה יותר ועוד.

כשאתם נכנסים לתפקיד חדש תתחילו בלהקשיב - תשבו עם כל אחד ואחת מהצוות, תבינו את היום-יום שלהם, המשימות, האתגרים, הקשיים ורק לאחר מכן אפשר לשבת עם החשבים (תלוי בגודל המחלקה) לשרטט את המבנה ותהליכי העבודה המצויים ומה אפשר וכדאי לשנות כדי לשפר אותם.

לא את הכל צריך לשנות, לא כל הצוות יהיה כמו שאתם רוצים שיהיה וחשוב להבין זאת - לא כולם בקצב עבודה גבוה, לא כולם מבינים את המשימות מיד, בכל צוות יש טובים וטובים פחות. הצוות לעיתים יכלול בעלי תפקידים שרגילים לעבוד בצורה מסוימת, גם אם היא לא היעילה ביותר, אם היא עובדת, לפעמים עדיף לא לשנות. לא כולם יעבדו בדרך שאתם תרצו, לא כולם יעבדו בדרך הנכונה, הקלה או היעילה ביותר. אבל לפעמים, להזיז אותם לדרך היעילה, יהיה מורכב ומסובך. מנהל צריך לדעת לפעמים לשלם את "הקנס". לתת לעובדים להמשיך בשיטה שלהם, כל עוד זה לא בזבוז זמן משווע וכל עוד העבודה נעשית טוב והמעבר לשיטה אחרת יהיה מלווה בקשיים רבים.  

עם זאת, וצריך לדעת זאת. מדובר בתפקיד ניהולי, אתם הבוסים. הרגעים שתאלצו לקבל החלטות קשות יגיעו, כשאיש צוות מסוים לא מתאים לצורת העבודה שאתם רוצים להתוות, לא מפגין נכונות להתאקלם וללמוד את מה שחשוב לכם, אתם תאלצו לעשות שינויים. אף אחד לא אוהב לפטר, אבל אם לא תעשו את השינויים הנדרשים, אתם מפרים את האחריות שלכם לחברה.

הכל מנגן כמו שצריך? תמשיכו ללוות ולבקר את השינויים והתהליכים, שוב ושוב עד שתרגישו שלא צריכים שום בקרה.

 

חלק מההנהלה הבכירה ביותר

אתם חלק מהנהלת החברה הבכירה ביותר, בחלק ניכר מהפעמים אתם כנראה אחד מ-3 האנשים החשובים ביותר בארגון, במקרים רבים אתם מס' 2 בארגון. אתם שם בשביל יותר "מהשוטף", אתם שם להתוות דרך, אסטרטגיה, צמיחה, מיזוגים, רכישות, גיוסים, גורמי מימון ועוד.

התפקיד שלכם הוא ליזום. לא להגיב. אל תחכו שדברים יקרו ואז תגיבו להם, לדוגמא: אל תחכו להזדמנויות של מיזוגים ורכישות, תחפשו אותם, תכינו רשימה, שבו עם המנכ"ל או סמנכ"ל פיתוח עסקי (תלוי בגודל החברה) ותבנו תכנית עם מי נפגשים, מתי ואיך. אל תגיבו לבעיות בתזרים, תכינו תכנית מימון מראש שתענה על כל הצרכים של החברה לטווח הקצר ולטווח הארוך.

תקדישו חלק ניכר מהשבוע שלכם לחשיבה, פגישות שאינן על השוטף, עם קולגות, סמנכ"לים אחרים, מנהלי ביניים (גם לא ממחלקת הכספים), מתחרים, סמנכ"לי כספים אחרים מהענף, התעשייה, קודמכם בתפקיד וכל גורם אחר שיעזור לכם להבין מה הכיוון הנכון ביותר לחברה.

 

סיכום 

קיימת נטייה לסמנכ"לי כספים להגדיר את תפקידם כחלק מההנהלה הבכירה, יותר מאשר כמנהלי מחלקת הכספים. יש כאלו שאפילו מזניחים את ניהול משימות המחלקה, כי זה מעניין יותר ומשמעותי יותר להיות חלק מההנהלה הבכירה ולהתעסק באסטרטגיה, מיזוגים ורכישות ופיתוח עסקי. זה לא בהכרח טעות, אבל זה צריך להיות במידה הנכונה ורק לאחר שאתם מרגישים שמחלקת הכספים עובדת לא רבב.

הכירו את BizAlert מערכת ההתראות העסקיות והמשפטיות של ביזפורטל. המערכת שנותנת לכם התראות לכל מה שחשוב על ספקים, מתחרים ולקוחות - למידע נוסף ולקבלת עדכונים בחינם