ניהול ספרים בארכיון דיגיטלי

הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות),התשל"ג-1973 (להלן: "ההוראות"), הרווחות יותר בשמן "הוראות ניהול ספרים", מסדירות את אופן ניהול הספרים בידי כל בעל עסק. כאשר הותקנו ההוראות בתחילת שנות השבעים של המאה העשרים היו הרישומים והמסמכים ידניים כולם, ובהתאם לכך נוסחו ההוראות. מאחר שההוראות מחייבות שמירה של כל מסמכי העסק, נוצרו עם השנים הררי קלסרים וניירת במשרדים ובארכיונים. עם התקדמות הטכנולוגיה וכניסתו של המחשב לחיי היום-יום, עודכנו עם השנים גם ההוראות. כך, לקראת סוף שנות השמונים ניתנה האפשרות למזעור מערכת החשבונות באמצעות שימוש במיקרופילם, ובתחילת שנות התשעים הוכר גם חידוש (מהפכני באותם ימים), בדמות האפשרות לנהל מערכת חשבונות ממוחשבת לניהול תיעוד הפנים של העסק. אלא שגם אז עדיין היה צורך בהדפסת כל מסמך לצורך שליחתו ללקוח (עקב העובדה שתקשורת בין מחשבים הייתה אז כמעט בגדר מדע בדיוני), ועדיין נותר הצורך לתייק ולשמור את המסמכים הידניים שהתקבלו בעסק ממקורות חוץ. לאחר התפתחות התקשורת הבין-מחשבית גם לשימוש עסקי שוטף, עודכנו שוב ההוראות בשנת 2003 וניתנה האפשרות לשלוח מסמכים ממוחשבים ישירות לנמען בלי הצורך להדפיסם. ואולם, עדיין לא ניתן פתרון הולם (למעט צילום מיקרופילמים) למסמכי החוץ שהתקבלו בעסק, מה גם שמערכת חשבונות ממוחשבת לא הפכה לנחלת הכלל (גם עקב עלויות לניהולה לעסקים קטנים), ועל כן המשיכו להיצבר ערימות של ניירת. זה שנים מספר שרשות המסים מפעילה צוותי חשיבה בכדי למצוא פתרונות מודרניים יותר, ואכן, בימים אלו פורסמו נהלים חדשים שיחולו משנת המס 2013 ואילך. על פי הנהלים החדשים יותר לנהל "ארכיב דיגיטלי" שבו יהיה אפשר לשמור כקובץ מחשב את מסמכי תיעוד החוץ שלהלן, המתקבלים מספקים, וזאת לאחר סריקתם (את מסמכי הפנים ניתן כבר לנהל באופן ממוחשב מאז שנת 2003 כאמור לעיל): 1. קבלות 2. תעודת משלוח 3. חשבוניות 4. הודעת זיכוי 5. הזמנות באופן זה יהיה אפשר למחשב הן את מסמכי הפנים והן את מסמכי החוץ, דבר שאמור להוביל להתייעלות רבה. להלן השלבים שיש לנקוט כדי לשמור את מסמכי החוץ כקובץ מחשב בארכיב הדיגיטלי: 1. המסמך נרשם במערכת החשבונות של הנישום על פי הוראות 2. המסמך עבר תהליך של סריקה ממוחשבת 3. בקובץ המחשב הוספו בצורה בולטת לעין המילים "מסמך סרוק" 4. קובץ המחשב נחתם בחתימה אלקטרונית מאושרת של הנישום או מי מטעמו, כאישור לכך שמסמך המקור נסרק בשלמותו 5. אדם נוסף בדק שמסמך המקור זהה לקובץ המחשב שנסרק וחתם בחתימתו האלקטרונית המאושרת כאישור לכך 6. ננקטו באופן סדיר אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה לקובץ המחשב ומפני שיבוש עבודת המחשב העלולים לפגום בנאמנות קובץ המחשב למקור. אם חל מעבר מטכנולוגיה אחת לאחרת, ננקטו אמצעים סבירים כדי להבטיח את נאמנות קובץ המחשב למקור, לרבות החתימה שבה הוא נחתם נישום רשאי לבער את המסמך המקורי שעבר סריקה בתנאים אלה (לכל שנת מס בנפרד): 1. קובץ המחשב נשמר כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות של הנישום בארכיב הדיגיטלי 2. הוגש דוח כחוק לאותה שנת מס 3. אם קיימת חובה שכזו - הוגש דוח ניכויים (טופס 856) כחוק 4. הנישום לא הורשע בעבירות מסוימות בתחום המיסויי והכלכלי, ואם הנישום הוא תאגיד - בעלי הזכויות בו ומנהליו לא הורשעו בעבירה כאמור 5. פנקסי החשבונות המתייחסים לאותה שנת מס לא נמצאו בלתי קבילים או שאינם נושאו של הליך תלוי ועומד בעניין קבילותם ההוראות בעניין אופן ניהול הארכיון הדיגיטלי הן טכניות בעיקרן, ואנו מעריכים כי גופים שירצו לספק שירות זה יציגו אישור מתאים כי הם אכן עומדים בדרישות. הכותב - עורך הירחון "ידע למידע" ומרכז תחום המסים בחברת "חשבים ה.פ.ס מידע עסקי בע"מ"