טיפים לתכנון וארגון המשרד האופטימלי לעסק שלך

ידוע היטב שהתנאים הסביבתיים של חלל מסוים – הבולטים לעין והנסתרים מהעין כאחד – משפיעים באופן ישיר על האנשים הנוכחים בו מבחינת הריכוז, המיקוד, הערנות ועוד.
לכן מוקדשת יותר ויותר מחשבה אודות עיצוב, תכנון וארגון נכונים של המשרד כדי לייצר את התנאים האופטימליים עבור האנשים הנוכחים בו – הם העובדים, הלקוחות, השותפים, הפרטנרים העסקיים ועוד.
באופן הזה אפשר לגלות קשר מהותי בין החזות והארגון של המשרד לבין הפרודוקטיביות של העסק, ובאמצעות תכנון נכון ניתן להבטיח סביבה עבודה ידידותית ובריאה במיוחד.

ההשפעה של משרד מעוצב

העיצוב של המשרד מכיל בו מאפיינים מרובים אשר כולם כאחד הם בעלי השפעה ישירה על היבטים קוגניטיביים שונים עבור האנשים שנמצאים במשרד.
ניתן להבחין בכך קורה גם בכל רמות העיצוב – ברמת המיקרו, הבחירה בצבעים מסוימים או תכנון מסוים של אור עשוי לייצר השפעות מזעריות על העובדים, אשר לאורך זמן יכו גלים ויציירו לחלוטין את הרגשתו של העובד במשרד, ואילו ברמת המאקרו, סגנונות עיצוב שונים ייצרו אסוציאציות שונות עבור העובדים וכך יגרמו להם להרגיש בהם נמצאים בסביבה ידידותית או עוינת.

לבסוף, כל שלל האלמנטים מתכנסים ביחד כדי לייצר השפעה על התפקוד של הנוכחים במשרד מבחינת עירנות, מיקוד ועוד, כאשר ניתן להתייחס בעיקר להיבטים הבאים:
 

• הרגשה: עיצוב הפנים של המשרד מייצר אסוציאציות רגשיות אשר משפיעות על הנוכחים בו בשלל רמות, ומשרד שמעוצב באופן קפדני ונכון יכול לגרום להם להרגיש בנוח ובפתיחות במשרד, להזדהות עם העסק ועוד.
• תפקוד: ההרגשה של העובדים משפיעה באופן ישיר על התפקוד שלהם, ולכך נוספת ההשפעות של התנאים הפיזיים של המשרד, כמו המרחב שלו או החשיפה שלו לאור טבעי – משרד שמעוצב באופן חכם יוכל לסייע לעובדים להיות ערניים ורעננים יותר, לקבל החלטות במהירות גבוהה יותר ועוד.
• רושם: המשרד הוא הפנים של העסק, וכל מי שיגיע למשרד יזהה את העסק עם המשרד עצמו – כך, משרד מעוצב מהווה סמל סטטוס שיכול לא רק לסייע לעובדים להזדהות איתו ולשאוף לפעול לטובתו, אלא גם להרשים את האורחים של המשרד, בין אם מדובר בעובדים פוטנציאליים, לקוחות, שותפים עסקיים ועוד. 

החשיבות של מקום מרווח, פתוח ונוח

כאשר בוחנים את המאפיינים הפיזיים של המשרד וההשפעה שלהם על התפקוד וההרגשה של הנוכחים בו, ההיבט העיקרי הוא ככל הנראה המרחב שהמשרד מציע.
החשיבות של מקום מרווח, פתוח ונוח באה לידי ביטוי בהרגשה הכללית של העובדים כאשר המאפיינים הללו עשויים לענות על הציפיות שלהם ממקום העבודה, ולשקף את מערכת היחסים הרצויה בינם לבין העסק.

ניתן להצביע על שלושת המאפיינים הללו ולהתייחס לחשיבות של כל אחד מהם בנפרד:
 

• משרד מרווח: משרד מרווח, אשר מתאפיין לא רק בגודל של המשרד אלא גם בארגון האלמנטים בו וברמת הצפיפות שלו, יוצר הרגשה של מרחב, אשר את היתרון המהותי של הרגשת המרחב ניתן לבחון כנגד ההרגשה ההפוכה של היעדר מרחב, כלומר של מחנק, בה הפרט מרגיש כלוא ורמות הלחץ שלו עולות – עם הרגשת מרחב, הפרט מרגיש חופשי ויכול לעבוד בנחת.
• משרד פתוח: המשרד הפתוח משקף באופן הטוב ביותר את הפתיחות והשקיפות בין המחלקות השונות ובין דרגי הניהול השונים – הדבר לא גורע מן המודל ההיררכי אשר מאפיין כל בית עסק, אבל הוא מחסל את הניכור בין איבריו השונים של העסק וכך גם מסייע לפרט להרגיש בטוח יותר וגם מסייע לשיטת עבודה הרמונית ואורגנית יותר.
• משרד נוח: הנוחות של המשרד שומרת על הנוכחים הקבועים בה – כאשר עיקרם הוא העובדים במשרד – בתפקוד מיטבי מכיוון שהיא מסירה מהם מטרדים קטנים וגדולים, אשר כל אחד מהם הוא בעל פוטנציאל לצמיחה לאורך זמן עד אשר יגרום לפגיעה בתפקוד. 

שלושת המאפיינים החשובים הללו משולבים ביותר ויותר משרדים כיום, והדבר ניתן תודות לאפשרויות הטכנולוגיות הקיימות כיום.
לדוגמה, המודעות ההולכת וגוברת לצרכים פיזיולוגיים ואורתופדיים מאפשרת יצירה של משרדים נוחים יותר לשהייה באופן מדויק וקפדני.
באמצעות שימושים חדשניים בזכוכית ובחומרים אחרים, תוך שילוב של טכנולוגיות לבקרת אקלים ולבידוד אקוסטי ניתן להגביר משמעותית את השקיפות במשרד ולהקנות לו תכונות של פתיחות.
לבסוף, המזעור של הכלים הטכנולוגיים ובעיקרם של המחשבים, יוצר חיסכון אדיר בחלל וכך מאפשר ליצור סביבה מרווחת יותר.

שילוב של טכנולוגיה במשרד

הכלים הטכנולוגיים הקיימים כיום מאפשרים יצירה של משרד בעל מאפיינים חדשניים ויעילים במיוחד, אשר מספקים יתרונות בשלל תחומים.
בסופו של דבר, הכלים הטכנולוגיים הללו מביאים לקישור נכון וישיר יותר בין החלקים השונים של המשרד, וכך מאפשרים לו לפעול כיחידה אורגנית ואחידה אשר כל חלקיה מתקשרים באופן ישיר ורציף.

זה מתבטא ראשית ברשתות המחשבים, אשר מאפשרות ליצור מרחב קיברנטי משותף עבור כל עובדי המשרד שבאמצעותו ניתן לא רק לתקשר באופן יעיל ומהיר יותר, אלא גם לבצע בקרה מקיפה ונכונה יותר על העבודה.
אך ההתקדמות הטכנולוגית המובהקת יותר ניכרת דווקא בהיבטים של טכנולוגיה חכמה, אשר מייצאת את הממשקים הפיזיים של המכשירים השונים במשרד לכדי ממשק וירטואלי אחיד ויעיל יותר.

הטכנולוגיה החכמה מאפשרת שליטה יעילה יותר בכל המערכות של המשרד, החל ממערכת התאורה ועד לכדי מערכת בקרת האקלים, ובנוסף לכך היא מאפשרת גישה אינטואיטיבית יותר למכשור אלקטרוני משרדי כמו מקרנים, טלוויזיות ועוד.

כל אלו ביחד יוצרים יתרונות מהותיים אשר מאפשרים יעילות גבוהה הרבה יותר למשרד:
 

• חיסכון בזמן ובמשאבים: השימוש במערכות חכמות מאפשרות גישה אינטואיטיבית יותר אל המכשור האלקטרוני וכך חוסכת את הצורך במתן מענה נקודתי כל פעם מחדש.
• חיסכון בחשמל: השליטה הרחוקה במערכות מאפשרת חיסכון יעיל יותר בחשמל, כאשר ניתן לכבות או להדליק את המערכות על פי דרישה, וכך אין צורך להשאיר מערכות דלוקות רק מפני שאין מי שיהיה לו גישה פיזית אליהן.
• סמל סטטוס: השימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים מהווים סמל סטטוס אשר מעניק ערך מסוים לבית העסק – הוא ממקם את החברה כמעודכנת ומודרנית, ומסייע לה להיתפש כך בעיני העובדים ובעיני האורחים של המשרד כאחד. 

 
התפתחות – שיפוץ המשרד או מעבר למשרדים גדולים

כאשר החברה מתפתחת, עולה השאלה האם לשפץ את המשרד הקיים או לעבור למשרד אחר.
ההיבטים העיקריים שעולים תחת השאלה הזו הם בנושא המרחב ובנושא הכלכלי – מבחינת המרחב, נשאלת השאלה האם ההתפתחות של החברה כוללת התרחבות של צוות העובדים, ואז האם המשרד הנוכחי יוכל לאכלס את הצוות המורחב.

מבחינה כלכלית, העלויות של שיפוץ המשרד הקיים ושל מעבר למשרד חדש מושמות אלו כנגד אלו – עבור משרד חדש, יש לשלם עבור שיפוץ ועיצוב שלו, ועבור ההעברה של כל הציוד מהמשרד הנוכחי.
"תהליך העברה של משרד יכול לקחת כמה ימים" אומר יבגני רשטניקוב, בעלים של חברת ההובלות טראסט מובינג, "ההובלה היא תהליך שכולל אריזה ארמטית של כל הציוד (ריהוט, מחשבים וכלי תקשורת, ציוד מקצועי שקיים במשרד ועוד), שינוע זהיר באמצעות משאית גדולה שיכולה להכיל את כל הציוד ואפילו ברוב המקרים מבצעים 2 או 3 סבבים, ובסיום פריקה הכוללת סידור של כל הציוד בחלל החדש".

עבור שיפוץ המשרד הנוכחי, מצד שני, יש לשלם רק עבור השיפוץ שלו, אך פעמים רבות יש צורך בשכירת משרד זמני, העברת הציוד אל המשרד הזמני ובחזרה, או להתמודד עם ההשלכות הכלכליות של תקופת עבודה במשרד אשר מתבצעים בו שיפוצים.

עם זאת, ישנם שני היבטים אשר יש להם השפעה מכרעת על החזות של בית העסק ועל ההרגשה הכללית של הנוכחים במשרד, וחשוב לא לפספס אותם בכל הנוגע לשיקולים ולהחלטה בין שיפוץ המשרד הקיים לבין המעבר למשרד חדש:
 

• מיקום: המיקום של המשרד גם הוא בעל משקל גדול משלל בחינות, החל מהנוחות בגישה אליו ועד לכדי סמל הסטטוס של המיקום – באופן הזה, חשוב לשאוף לשמר מיקום טוב, או לחילופין, להעדיף מעבר אם המיקום החדש יכול לייצר ערך מוסף עבור נוחות באי המשרד ועבור המיתוג של המשרד.
• עיצוב: שיפוץ של משרד קיים או שיפוץ של משרד חדש גוררים בהכרח עבודה עיצובית כלשהי, וכדאי למנף אותה כדי לעצב היטב את המשרד כדי להפוך אותו לאופטימלי – באופן הזה, חשוב לבחון את המשרד הקיים ואת המשרדים החדשים האפשריים מבחינת הפוטנציאל העיצובי שלהם, ובאילו מהם יהיה ניתן ליישם באופן הנכון ביותר את העיצוב הכי טוב עבור המשרד. 

הטרנדים של ריהוט המשרד ב-2018

2018 הביאה איתה מספר טרנדים חדשים לעיצוב הפנים ועיצוב המשרדים בפרט, וניתן לראות כיצד רבים מהם עוד משקפים את התפתחות המגמות הגואות מן השנים האחרונות.

בין האלמנטים העיקריים אשר מאפיינים את השנה ניתן להצביע בעיקר על הבאים:
 

• זכוכית: השימוש בזכוכית ממשיך להיות נפוץ ומשמעותי בעיצוב משרדים, ובעיקר עבור האלמנטים האדריכליים השונים, כמו קירות זכוכית – הזכוכית מאפשר יצירה של משרדים בעלי חזות פתוחה, כאשר החללים השונים חשופים לעיני כל ומשקפים באופן המובהק ביותר שקיפות ופתיחות, אך עדיין ניתן לייצר באמצעותה פרטיות יחסית באמצעות אמצעים טכנולוגיים שונים, כמו תשתיות לבידוד אקוסטי אשר מסמא את תוכן השיחות או תצורות של זכוכית עמומה או זכוכית חלבית.
• מעגליות: המעגליות בה לידי ביטוי בכל היבט במשרד, החל מן העיצוב האדריכלי ממש ועד לבחירה ברהיטים מעוגלים – המעגליות הפכה נפוצה כל כך כי היא משקפת ערכים חשובים של שוויון וחדשנות, השוויון מגיע מן האורגניות של התצורה המעגלית ומשפיעה על מזעור תחושת הניכור במשרד, ואילו החדשנות מגיעה משבירת הנורמות המערביות של בנייה בקווים ישרים ומעניקה רושם של מודרנה ושל קדמה עבור החברה.
• משחקיות: השאיפה למשחקיות במשרדים באה לידי ביטוי בשלוש רמות – משחקים של ממש אשר משולבים במקומות שונים במשרד, ריהוט פונקציונלי בעל חזות מצועצעת או צעקנית, ואביזרי נוי ונוחות שונים חסרי שימוש פונקציונלי של ממש – אלו יוצרים אווירה צעירה ונינוחה במשרד, והם יכולים להשתלב נהדר על פני סגנונות העיצוב המינימליסטיים אשר נפוצים כיום.