עוברים משרד? הנה כמה טיפים להובלת משרד חלקה ויעילה

המשרד עובר מקום? התחלתם לחשוב על פרויקט האריזה והמעבר של המשרד? זה לא בהכרח אומר שהעבודה השוטפת צריכה להפגע וימי עבודה ילכו לאיבוד. הבחירה בחברה מקצועית שתהיה אחראית על הובלת המשרד שלכם תיתן לכם שקט נפשי ואפשרות להמשיך לעבוד באופן שוטף והכי חשוב: כניסה חלקה ומהירה למשרד החדש.

איך בוחרים בחברה המתאימה?

על מנת לבצע את מעבר המשרד באופן היעיל, המתוקתק והמקצועי ביותר, חשוב לוודא כי חברת ההובלות שתבחרו בה, יכולה לספק את השירותים הבאים:
 

• תכנון נכון של האריזה ושל המעבר – חברה מקצועית אמורה לאסוף נתונים על המשרד מבחינת הציוד שאורזים, להכין תוכנית לאריזה יעילה ולמעבר חכם. אם אתם לא בטוחים שהחברה שבחרתם בה מתכננת את מעבר המשרד שלכם מראש, זה מעיד על חוסר מקצועיות וכתוצאה מכך – על בזבוז הזמן היקר שלכם.
• אספקת קרטונים, מדבקות וארגזים איכותיים – אינכם צריכים לדאוג לזה, חשוב שהחברה אותה תבחרו תספק את המוצרים הללו.
• התמחות באריזה ולא רק בהובלה – שימו לב לבחור חברה אשר מנוסה בתחום האריזות ויכולה להתחייב לפרק הזמן המינימאלי ביותר לביצוע עבודת האריזה.
• אריזה והובלה בקצב מהיר – ודאו כי החברה מספקת כמות מספקת של עובדים מיומנים על מנת לבצע את האריזה ואת ההובלה בזריזות, וכתוצאה מכך – פגיעה מינימאלית בתפקוד השוטף של העסק.
• שינוע מקצועי (ומנוף במידת הצורך) – שינוע יעיל חוסך זמן, כאב ראש, ובסופו של דבר גם כסף. ודאו כי לחברה שבחרתם יש פתרונות שינוע מתקדמים ומקצועיים, וכי הם יכולים לספק מנוף במידה והמעבר דורש זאת.

האם אפשר להעביר את המשרד לבד?

העברת המשרד באופן עצמאי היא בהחלט דבר אפשרי, איך עושים זאת ומה חשוב לקחת בחשבון? ראשית יש לתכנן כל שלב: אריזה, הובלה, פריקה, סידור.

בכל שלב כזה חשוב לרדת לרזולוציות מדויקות ולבחון היטב כיצד הוא מתבצע:
 

• שלב האריזה - יש איזשהו סדר הגיוני ומתקבל על הדעת מה אורזים בהתחלה ומה חשוב שיהיה נגיש עד המעבר. חשוב להקציב זמנים לכל חלק, האריזה יכולה לקחת המון זמן, ולא תרצו שציוד שארזתם לא יהיה נגיש במשך שבועיים, נכון?
• אל תשכחו לכתוב על כל קרטון (ואל תשכחו להביא כמות מתאימה של קרטונים לאריזה) מה יש בו, כך יהיה לכם קל יותר למצוא את הידיים והרגליים בזמן הפריקה.
• שלה ההובלה – יש למצוא מובילים אמינים, מתוקתקים, זריזים, שיבצעו הובלה של כל המשרד במועד בו בחרתם.
• שלב הפריקה – הגעתם למשרד החדש? מזל טוב! שימו לב להנחות את המובילים לפרוק כל ארגז וארגז במקום המתאים, כך תוכלו להיעזר בהם ולחסוך בהמשך סחיבת ארגזים מיותרת במשרד החדש.
• סידור – סיימתם לפרוק הכל? חשוב לתכנן מראש את סידור המשרד כך שתוך מספר ימים מקסימום, תוכלו לשוב לעבודה רגילה. אל תשכחו, המטרה היא שהכל יהיה מסודר, נגיש, ושכל העובדים יידעו היכן כל דבר. חשוב לתכנן מראש.

מומלץ למנות מישהו מהמשרד שאחראי על כל תחום ולמנות ראש פרויקט לכל המעבר, כדי לבצע זאת במקצועיות ובמינימום בזבוז אנרגיה.

5 טיפים מנצחים להעברה נכונה של המשרד

פנינו ליהונתן גבע, מנהל תפעול בחברת הובלות הקיבוצניקים, מי שניהל את העברתם של עשרות משרדים בשנה האחרונה כדי לקבל כמה טיפים למעבר מוצלח, הנה 5 טיפים שישמשו אתכם למעבר יעיל ונוח:
 

1. הדביקו מדבקות על הארגזים לפי מיקום מיועד – כדי לצלוח את שלב הפריקה בצורה היעילה והטובה ביותר, רצוי להשתמש במדבקות על הקרטונים, כאשר יש להדביק את המדבקות על דופן הקרטונים (ולא למעלה), חשוב למספר כל ארגז ולשייך אותו למיקום מסוים במשרד החדש, ניתן גם להשתמש במדבקות בצבעים שונים על מנת להפריד בין המחלקות במשרד החדש.
2. העדיפו הובלה באמצע בחודש – כאשר מחליטים על תאריך ההובלה חשוב להבין שהובלה בקצוות החודש הינה פחות רצויה כיוון שיש עומס על חברות ההובלה בתאריכים אלו וייתכן כי ההובלה תתייקר בשל הביקוש.
3. חפשו חברה מנוסה בהעברת משרדים – אם בחרתם בחברה שתבצע את המעבר, חשוב לבחור בחברה מנוסה ומקצועית אשר לה ניסיון בהעברת משרדים, תמיד ניתן לבקש המלצות.
4. העדיפו חברת הובלה גדולה ומוכרת – חברה גדולה תוכל לספק לכם כמות מספקת של עובדים ולהתאים עצמה לצרכים שלכם. התוצאה? מינימום אנרגיה וזמן שמבוזבזים, חזרה מהירה לשגרה.
5. ודאו כי לחברה המובילה מיומנות בפירוק והרכבה – חשוב לוודא שחברת ההובלה שבחרתם הינה מיומנת בפירוק והרכבה של כלל הרהיטים של המשרד, חברה טובה תחזיק נגרים מיומנים שיבצעו את העבודה כהלכה.