עמוק לתוך הגל השני של הקורונה - סדרת תובנות ומסקנות
קורונה
עמוק לתוך הגל השני של הקורונה, בתוך שנה שכמוה רובנו לא חווינו עד כה, בפתח תקופה משברית ושוק שישתנה לתמיד, אנו משתפים אתכם בסדרת תובנות ומסקנות
חלק א - להשקיע יותר ולקבל פחות
האם המודל הכלכלי של משרדי מייצגים עומד בסכנה לאור מציאות הקורונה. "תקשיבו, אתם לא מאמינים איזה חצוף הרואה חשבון שלי, ביקש ממני תוספת תשלום על הגשת המענקים. כל השנים אני משלם לו ים של כסף ועכשיו שהוא צריך לעבוד, הוא מבקש עוד כסף..."
גם אתם קראתם פוסטים כאלו? נתקלתם בתגובות של לקוחות שמתייחסים אליכם כאילו שכר הטרחה שאתם גובים מספיק כדי לבנות לפחות צי מטוסים פרטי. איך קרה שמשבר הקורונה הפך את המקצוע שלנו למסחטת אנרגיה ועבודה שתמורה כה מעטה בחובה.
- כל הכותרות
מיפוי של הסביבה העסקית והמקצועית שבה אנו פועלים יאפשר לנו לנתח את הסיבות למצב הבעייתי שאליו נקלע השוק שלנו.
א. הרשויות – מצפות מאתנו לפעול בתווך שבין בעל העסק לרשות, לקיים שגרת דיווחים המשתנה חדשות לבקרים ודורשות מאתנו התעדכנות ושינויים בלתי פוסקים. לזכות המערכת יאמר שמתבצעת השקעה משמעותית בטכנולוגיה ותהליכי הדיווח, אך אין בכך כדי להקל ולו במעט על העומס בדיווחים השגרתיים ואלו המתבקשים מאתנו חדשות לבקרים.
ההתפתחות המדאיגה במשבר הנוכחי, היא העובדה שהרשויות הפכו את משרדי המייצגים לסוג של "לשכות שרות" הפועלות הלכה למעשה לנושא המענקים ועל הדרך לכדו את המייצגים במצב בלתי אפשרי שבו הם נדרשים לבצע פעילות נוספת, עתירת עבודה ועלויות ללא שניתן לגבות עליה תשלום.
אין ספק, המערכות כולן אותגרו מתחילת המשבר וההירתמות הנדרשת מאתנו בהחלט מובנת ומקובלת, השאלה הנשאלת היא האם לא נזרקה האחריות כולה לכוון משרדי המייצגים מבלי לקחת בחשבון את המשאבים והעלויות הכרוכות בכך.
ב. הקולגות מתחרים – מתוך הפרספקטיבה שלנו בלירם כמי שעובדים עם מעל ל-2000 משרדי מייצגים, קיימות נקודות אור בהתנהלות שוק המייצגים.בעזרת הרגולציה המקצועית שמסדירה מעבר בין משרדים ומגבלות על תהליכי הפרסום והשיווק (רגולציה מוגזמת ? -שאלה מעניינת) התרבות העסקית בשוק המייצגים, למעט יוצאים מהכלל, פועלות יותר סביב נרטיב של שיתופי פעולה ומאופיינת פחות בתחרות אגרסיבית ונשכנית. טוב שכך. מהעבר השני חשוב לשאול האם רמת המחירים בשוק תואמת את העלויות ואופי השרות או שהשקט התעשייתי וחוסר התחרות מבטאים בין היתר גם עבודה ברמת מחירים לא כלכלית שאינה משקפת את הערך האמיתי של המומחיות וההשקעה.
תחרות בעולם הייצוג החשבונאי, כמו בכל שוק אחר היא מבורכת ויכולה בהחלט לשקף מודלים עסקיים ואסטרטגיות עסקיות שונות, כיצד קרה שדווקא בשוק המייצגים, קיימת חד-גוניות רבה כל כך בפרופיל ותמחור השרות?
ג. העובדים – התרבות הארגונית שיצרתם במשרד פוגשת אתכם עכשיו במלוא עוצמתה. האם העובדים שלכם רתומים ומוכנים להשקיע יותר עבור אותו השכר מכיוון שזהו "צו השעה", או שזכיתם פחות והצוות נותן לכם תחושה של "בודדים במערכה".
בין אם הוצאתם עובדים לחל"ת או שחררתם חלק מהצוות וצמצמתם את מצבת העובדים, אין ספק שהעובדים שלכם נושאים אליכם עיניים כדי לקבל מכם את שיקוף המציאות, כאילו אין על כתפיכם מספיק אחריות, אתם נתונים לשיפוט בלתי פוסק של העובדים כאשר כל תגובה שלכם מפורשת ומקבלת תילי תילים של פרשנות על המצב.
העובדים צורכים אנרגיה ניהולית משמעותית גם בימים כתיקונם וביתר שאת בתקופת משבר שכזאת, אפיק צורך משאבים נוסף שבו אתם מחויבים להשקיע הרבה יותר כדי לקבל את התמורה הבסיסית עבורה אתם משלמים- תפוקות עבודה ועמידה ביעדים של צוות העובדים.
ד. הלקוחות – גם אתם משחררים אנחה כשאתם חושבים עליהם? שחוקים מלקוחות שנעלמים ולא מגיבים כשצריך לקבל את החומר ב 14 לחודש ומחפשים אתכם בטירוף כשמקבלים מסמך או דרישת תשלום מביטוח לאומי ? אין כמעט עסק שמחבר בצורה כל כך חזקה בין ניירת ופרטים לבין מעורבות אישית. בין אם השכלתם לבנות אופרציה יעילה ומשרד רווחי או שאתם מתקשים, הקורונה מערבבת מחדש את הקלפים ומייצרת אתגרים חדשים בטיפול בלקוחות שהמודל התפעולי והעסקי שלנו לא נערך להתמודד איתם, הנה כמה דוגמאות :
מענקים והחזרים – הם כאן וכנראה ילוו אותנו עוד זמן רב, מדובר בעבודה מורכבת שלא לאמר סיזיפית ובעלויות רבות, איך מביאים זאת לידי ביטוי במערכת היחסים הכספית עם הלקוח - שאלה טובה.
הלוואות בערבות מדינה – בכלל מצוין, אתם מכינים ושולחים את הדוחות (בפעם המי יודע כמה) ומישהו אחר קוטף את הקופה, הרי אתם בכלל יועצי מס או רואי חשבון, מה לכם ולגיוס הלוואות ? בשביל זה יש מומחי הלוואות או שקר כלשהו. תמיד תוכלו להציע לטפל באירוע רק שסביר ששוב תתקלו בציפייה לעשות זאת ללא תגמול.
הלקוחות לא יכולים לשלם – בלי טיפת ציניות, המצוקה קשה ועל השרות שלכם לא ניתן לוותר, איך מסננים ומנהלים את האירוע בגישה שמאזנת בין התחשבות ואסרטיביות. נזכור שאת התזרים שלכם לא מעניין מאיזה סיבה לא נכנס הכסף מהלקוח וכנראה שגם לכם אין מאגרי תזרים אינסופיים.
עסקים נסגרים – עסקים יסגרו תמיד, אך הקצב עכשיו הרבה יותר מהיר, מה לעשות עם אלו שמשאירים אחריהם חוב שלא ניתן לגבייה ואיך מפצים על גריעת לקוחות מתוך ההנחה שההוצאות שלכם די קבועות.
חברים, אנו כותבים את המלים האלו ומבינים שחלק מהתגובות יהיו בסגנון של ".. אני גביתי תשלום על הגשת המענקים וכל הלקוחות שילמו כמו ילדים טובים" או "המחיר שלי גבוה מספיק כדי שארוויח מצוין על העבודה וההשקעה המקצועית שלנו.." אנו מכירים משרדים שבהם " .. כל אחד מהעובדים משקיע לפחות 20% יותר כדי לעמוד ביעדים" אבל לתחושתנו, משרדים כאלו הם יוצאים מהכלל שאינם מעידים על הכלל.
האם נגזר עלינו להשקיע יותר ולקבל פחות? ממש לא בטוח. נתקדם לפרק הבא שבו נעסוק בארגז הכלים הנדרש למשרד מייצג מצליח.
חלק ב' - העסקים כמעט כרגיל?
בחודש מרץ האחרון, כשהרחובות הלכו והתרוקנו מרכבים והולכי רגל, המסכים הוצפו בפרשנים מנבאי שחורות ופרופ' לס אחד, ניסינו להבין את המשמעות של המגה-אירוע שקורה ממש עכשיו על עתיד העסקים שאנחנו מנהלים וההשפעות השונות שאנו צפויים להם בשנים הקרובות.
הפרשנים מדברים על "שגרת קורונה" או "חיים בצל קורונה", מכאן לקוחה כותרת פרק זה. במדינה שבה אירועים דרמטיים פוקדים אותנו חדשות לבקרים, אנו צופים שבסבירות גבוהה אנו צפויים להתנהל בשנים הקרובות על בסיס 2 הנחות היסוד הבאות:
המשק בישראל ובעולם, שוק המייצגים ועולם התעסוקה משתנה לתמיד.
שיגרה חדשה או סוגי שגרות משתנים יהוו את המעטפת לעבודה שלנו.את התובנות שלנו לגבי המצב הקיים חלקנו עמכם בפרק הקודם, בפרק זה נתמקד באבני היסוד המרכזיות שעליהן יתבסס, על פי ראיית עולמנו, משרד מייצג מצליח בשנים הבאות.
הנה לפניכם, 5 הכלים המרכזיים שלהערכתנו יהוו את הבסיס למשרד מייצג מצליח:
מקצוענות – מדהים באיזה מהירות יכולה להפוך שיחה על מענק של 1000 שקל למונולוג רגשני של הלקוח שלכם על המצב העסקי, הפוליטי, הכלכלי והאישי. המצב הנוכחי גרם לכך שהלקוחות רואים אתכם כמייצגים של המצב, המדינה והממשלה וכמשענת לשעת מצוקה. אמפתיה היא בהחלט מיומנות נדרשת בשעתם הקשה של הלקוחות שלכם, אך היכולת לקחת את השיח למקום המקצועי ולהגדיר את גבולות הדיון חשובה לא פחות. מיותר לומר שה capacity שלכם הן ברמת ניהול הזמן והן ברמת תמחור השרות לא מאפשר שיחות עומק ומעבר לכך אנו גורסים כי חשוב למייצג לשמור על המיצוב כגורם מקצועי המקשר בין הרשויות לבין העסק. היכולת לנתב את הקשר עם הלקוחות למקום המקצועי, חשבונאי הוא אבן היסוד הראשונה בעיצוב המשרד שלכם.
יעילות – האתגר לנהל משרד רווחי ברמות תמחור נמוכות לא פשוט גם בימים כתיקונם, אז מה עושים כשהמדינה הופכת אתכם ביום אחד ללשכת שרות לבצוע מענקי קורונה? איך לנהל אופרציה מורכבת, מלאת פרטים, עתירת עבודה כשהיקף המשימות גדל משמעותית וההכנסות במקרה הטוב יציבות יחסית. אנו חושבים כי בדיוק זה הזמן לרכז מאמץ וזמן בחשיבה ותכנון של תהליכי עבודה במשרד, לאמץ כלים טכנולוגיים, שיטות עבודה ומערכות שחוסכים זמן יקר ולנהל את הביצוע בצורה מדידה. רק לשם ההמחשה, חסכון בזמן עבודה של 15%על תיק שהוא בהחלט חסכון אפשרי עשוי להגדיל את הרווחיות של המשרד בכ-50%.
גמישות – בעולם העסקי, מייצגים נחשבים כאנשים שמרנים, בין אם אתם מסכימים להכללה הזו או שחושבים שמדובר בדעה קדומה, כדאי להסתכל רגע מסביב ולהבין שהעולם התעסוקתי השתנה לתמיד, או לכל הפחות לשנים הקרובות. עובד שמגיע לעבודה חולה הוא כבר לא משקיען אלא חסר אחריות, שטחי משרדים מצטמצמים ו zoom שהיה נחלת ארגונים בינלאומיים הפך זמין כמעט כמו שיחת טלפון רגילה. בעולם העבודה כבר נתנו לזה שם, ניהול היברידי. אנחנו חושבים שנכון להתחיל לאמץ את העקרונות של הגישה החדשה הזו, ועדיף מוקדם ממאוחר ומזכירים שמשרדי מייצגים פגיעים במיוחד לאירועי בידוד וסגר, מי כמונו יודע שאת פקיד השומה ומשרד מע"מ לא מעניין מה מצב העובדים שלנו וגם כשנקבל הודעת בידוד ב 12 לחודש מעובדים, הרשויות עדיין ידרשו את הגשת הדוחות בזמן.
אופטימיות – בתקופת השיא של הסגר הקודם נשקלה האפשרות לאסור אנשים אופטימיים בשל הפרעה לסדר הציבורי. אנחנו שוכחים שבמדינה המעט מוטרפת שלנו אופטימיות היא מצרך נדרש גם בימי שיגרה ומבינים שדווקא בתקופה כזאת שבהם בעלי העסקים נושאים אליכם עיניים, תקווה היא לא מותרות אלא כלי עבודה. היכולת שלנו להעביר ללקוחות ולעובדים את התחושה שגם התקופה הזאת תעבור, שהחיים יחזרו למסלול תקין הופכת אותנו מנותני שרות למובילי דעה, מנהיגים שמתווים את הדרך ומסמנים את האור שבקצה המנהרה.
מדובר בתפקיד לא פשוט, אולי לא טבעי אך כזה שמגדיר מחדש את המקום שלנו בתוך האקוסיסטם שבו אנו פועלים. בד בבד עם שמירה על המיצוב המקצועי שלנו מול הלקוחות והסביבה העסקית כלכלית, היכולת של מייצג להפוך ל trusted advisor של הלקוחות והקהילה שבה הוא פועל מייצרת הזדמנות עסקית יוצאת דופן לפרוץ מתוך המעגל של שכר טרחה בסיסי למודלים של פיתוח עסקי אמיתי.
כנות – הוכח במחקרים רבים כי כנות היא אחת המיומנויות האפקטיביות ביותר להצלחה עסקית. אין ספק שהרבה יותר קשה לדבוק בה בשעת משבר, כשהעובדים נושאים עיניים ותוהים לגבי המשך העבודה שלהם, או כשלקוח שואל אתכם מה אתם חושבים לגבי העסק שלו.
כנות מתחילה בהתייחסות של כל אחד מאתנו לעצמו וכלפי הסביבה האינטימית שלו, זה בסדר גמור לומר" .. אני לא יכול לשאת יותר עוד שיחה טלפון אחת מלקוח" או להסביר ללקוח ששום מענק קורונה לא יציל את העסק שלו שמדשדש כבר שנים. כנות מאפשרת לכל אחד מאתנו להסביר ללקוח שגם בתקופה קשה צריך לשלם שכר טרחה, כי גם אתם עסק בתקופת קורונה . כנות היא הבסיס לדיאלוג אמיתי עם עובדים שמצופה מהם להשקיע יותר ומכל גורם אחר שהמשרד שלכם בא איתו במגע.
בניגוד לכותרת הפרק, אין שום ספק שהחיים כאן ממש לא רגילים בתקופה האחרונה, למען האמת יש במציאות הנוכחית מאפיינים כמעט הזויים. האם אנחנו חושבים שהאסטרטגיה הנכונה לתקופה הזאת היא להתעלם מהמצב והאירועים בחוץ ? ממש לא. להבנתנו, גם במצב הנוכחי מוטל עלינו להגיע לתוצאות הטובות ביותר בהתחשב במצב. הפרעות ,חסמים ואירועים לא שגרתיים יהיו תמיד וקיים יחס ישר וקורלציה ברורה בין יכולת התאמה והסתגלות לבין הצלחה.
בשורה התחתונה, אנחנו חושבים שגם עכשיו, ואולי במיוחד עכשיו. נכון שתדייקו את הצעת הערך של המשרד, תגדירו מחדש את דרך הניהול שלכם, תאמצו טכנולוגיות ושיטות עבודה ותקפידו להטמיע אותם בצורה רצינית, תשקיעו חשיבה במערכות היחסים שלכם עם לקוחות, עובדים וספקים ולא פחות חשוב- תשווקו ותפתחו את המשרד לכיוונים חדשים.
הכותב הינו עופר לנדוי – מחברת לירם תוכנות פיננסיות מקבוצת מיכפל
תודה.
לתגובה חדשה
חזור לתגובה
-
4.עזרה - איך עושים את השינוי?דור להב 02/08/2020 14:31הגב לתגובה זו0 0האם תוכל להרחיב קצת? דיברת על "15 אחוז חיסכון בזמן", יש לי כמה תוכנות ואני חושב שאני כן מנסה להיות מחובר דיגיטלית כמה שאפשר, אולם השינוי שאני מרגיש הוא מזערי אם בכלל, האם אני ארגיש את השינוי עם הזמן או שעלי לשנות אסטרטגיה??? אם תוכל לפרט קצת אודה לך מאוד!סגור
-
3.תגובהאושרה 02/08/2020 13:12הגב לתגובה זו0 0מאמר חשוב במיוחד בתקופה זו.סגור
-
2.מעניין מדועלרון 02/08/2020 09:15הגב לתגובה זו0 0כל אני הופך "אנחנו"?סגור
-
1.אחת הכתבות המיותרות (פרסום?) (ל"ת)אסף 02/08/2020 09:12הגב לתגובה זו1 1סגור
-
תגובהמאיר 02/08/2020 12:26הגב לתגובה זו0 1בעיני , כמי שעוסק במקצוע , הכתבה מאירה נקודות חשובות מאד ורלוונטיותסגור
