ניהול עובדים מרחוק - כך תעשו את זה

מאז שמגפת הקורונה התחילה, אנחנו שומעים יותר ויותר את הביטוי "עבודה מהבית", ואנשים רבים מצאו את עצמם מחליפים את המשרד בעבודה למשרד בבית. חברות רבות מאמצות את הקונספט הזה גם בתקופות שהמגפה מדשדשת, וסביר להניח כי עבודה מהבית תמשיך, לפחות באופן מסוים, גם אחרי שהקורונה תיעלם לחלוטין.
כמובן, עבודה מרחוק היא לא דבר חדש - עוד לפני הקורונה אנשים ניהלו עובדים מרחוק, למשל ישראלים שהחליטו על הקמת חברה זרה וניהלו את העובדים שלהם מעבר לים. בין אם החלטתם על הקמת חברה זרה ובין אם פשוט הקורונה שינתה את אופי העבודה שלכם - הנה כמה שיטות לניהול עובדים מרחוק בצורה חכמה ונכונה.

תקשורת
המפתח לתחזק מערכת עבודה בריאה גם מרחוק היא לדאוג לתקשורת פנימית טובה. עובדים מרחוק לא נמצאים באותו מרחב ולא חולקים את אותו חדר ישיבות, ולכן האתגר של המנהל הוא ליצור מעורבות ותקשורת גם אם לא נמצאים באותו המרחב. חשוב לתקשר עם עובדים בתדירות גבוהה, לדאוג לספק להם את המידע והעדכונים המהותיים, להתנהל בצ'אט קבוצתי ולדאוג לשיחות זום קבועות כדי לדאוג אישי, ולא רק טלפוני. היום אפשר למצוא טכנולוגיות שונות ומתקדמות כדי ליצור תקשורת טובה גם מרחוק, בין אם מדובר על זום ובין אם על כלים לצ'אט ולניהול פרויקטים ועבודה, וכדאי למצוא את כלי התקשורת המתאים לכם. כמו כן, כדאי לנסות וליצור גם קשר אישי - לנהל שיחות חולין, לשאול מה שלום העובדים ולהתעניין בהם ובמשפחתם, כדי ליצור קירבה גם מרחוק ולחזק את מערכת היחסים.

עקבו אחר ביצועים, ולא אחר שעות
כשעובדים מרחוק, קשה מאוד לדעת אם העובד אכן עובד באמת 9 שעות רצופות, ויום העבודה עצמו הופך מופשט יותר כשנמצאים בבית. זה לאו דווקא דבר רע, אך עליכם להבין איך לנהל את העובדים שלכם בצורה אחרת - במקום לפי שעות, לפי מטרות. מנהלים צריכים לחלק את הפרויקטים למשימות קצרות וארוכות, עם מערכת תקשורת ברורה, כך שהעובדים עצמם יוכלו לנהל את המשימות שלהם באופן עצמאי וכך גם לנהל את השעות שלהם. עליכם, בתור מנהלים, לבדוק את איכות ביצוע המשימות ואת מהירות הביצוע, ולאו דווקא את כמות השעות שעבדו בכל יום.

סמכו על העובדים שלכם
הרבה פעמים הקושי בניהול עובדים מרחוק טמוע במנהלים שלא סומכים על העובדים שלהם, וחושבים שהם מנצלים את העבודה מרחוק כדי לעבוד כמה שפחות או שמבזבזים את זמן העבודה על סידורים, בבילוי עם הילדים וכדומה. זו דאגה לגיטימית, שכן כשעובדים מרחוק אי אפשר לשלוט על העובד ולראות כל הזמן מה הוא עושה; ובכל זאת, חלק בלתי נפרד מניהול עובדים מרחוק הוא לדעת לשחרר ולדעת לסמוך על העובדים שלכם. זה לא כזה פשוט, ולא על כל עובד באמת אפשר לסמוך, אבל עליכם ללמוד כיצד ועל מי לסמוך ואיך "לבדוק" את העובדים בדרכים אחרות - למשל, כפי שכבר הזכרנו, לבדוק את הביצועים שלהם.